Utilizzando una carta di credito aziendale

Se sei un piccolo imprenditore, probabilmente hai ricevuto numerose offerte e domande per una carta di credito per piccole imprese. Possono essere un modo conveniente per aumentare il potere d'acquisto della tua azienda, consentendo l'accesso a una linea di credito revolving.

Le carte di credito per le piccole imprese offrono agli imprenditori un facile accesso a una linea di credito revolving con un limite di credito prestabilito per effettuare acquisti e prelevare contanti. Come una carta di credito al consumo, una carta di credito per piccole imprese comporta un addebito per interessi se il saldo non viene rimborsato per intero ad ogni ciclo di fatturazione. Potresti essere in grado di ottenere una carta di credito attraverso la tua banca, oppure puoi confrontare i termini e le caratteristiche delle carte - e applicare online - attraverso il nostro strumento per carte di credito.

Una carta di credito aziendale può essere un modo conveniente per accedere rapidamente ai finanziamenti per esigenze a breve termine e può aumentare il potere d'acquisto della tua azienda. Sono spesso commercializzati come alternativa attraente a una linea di credito tradizionale. Come qualsiasi fonte di finanziamento, una carta di credito aziendale ha un costo e deve essere gestita con cura.

Utilizzo di una carta di credito aziendale

Senza un buon sistema in atto, può essere difficile tenere traccia - e tenere sotto controllo - la spesa della carta di credito, che alla fine influisce sui profitti. Alcune strategie possono essere utilizzate per garantire buone pratiche relative alle carte di credito.

Garantire la responsabilità

"Il passo più importante che una piccola impresa può compiere per garantire che le carte di credito vengano utilizzate in modo efficace è la creazione di un sistema di responsabilità a prova di bomba", afferma John Burton, socio fondatore di Moonshadow Leadership Solutions a Bryson City, NC "Questo potrebbe significare tutto dalla pre-approvazione di tutte le spese relative alle carte di credito al rigoroso fabbisogno di ricevute, fino all'estrazione di carte di credito da parte di coloro che non segnalano completamente e puntualmente le ricevute ", afferma Burton. Predisporre un sistema prima dell'arrivo della prima carta di credito e, afferma Burton, essere coerente, rigoroso ed equo e non tollerare eccezioni.

Decidere chi riceve una carta

Burton riconosce le sfide che i datori di lavoro possono affrontare nel decidere chi ottiene una carta di credito. "Ho visto aziende che hanno perso il controllo della spesa delle carte di credito emettendo troppe carte a troppe persone e pensando che tutti i funzionari e viaggiatori importanti avevano bisogno della comodità di una carta di credito aziendale", afferma Burton. Mentre dare a tutti una carta di credito può sembrare la cosa giusta o facile da fare, può portare a un "sistema disfunzionale, costoso e una grave mancanza di controllo e responsabilità", spiega.

Utilizzare alternative e stabilire regole. "Molte aziende, in particolare con i venditori, rimborsano le spese aziendali per le carte di credito personali con eccellente responsabilità - vale a dire, nessuna ricevuta, nessun rimborso", afferma Burton. È utile, tuttavia, avere regole chiare su chi ottiene una carta, sia che si basi su anzianità, posizione o altri fattori. Questo può aiutare a evitare confusione e mitigare i sentimenti negativi dei dipendenti che desiderano una carta ma non sono idonei.

Impostazione dei limiti della carta di credito

Ogni azienda dovrebbe avere politiche chiare sulla spesa, incluse le spese che possono essere caricate sulle carte, la quantità di dipendenti che possono spendere e la frequenza con cui possono utilizzare le proprie carte. È importante mettere la politica per iscritto e far leggere e firmare a ogni dipendente a cui viene emessa una carta. Al termine, consegnare a ciascun titolare di carta una copia da utilizzare come riferimento.

A seconda del biglietto da visita, potresti essere in grado di impostare restrizioni che limitano le transazioni a un determinato importo in dollari, categoria di spesa e persino determinati giorni e orari. Con alcune carte è possibile impostare restrizioni individuali per ciascun dipendente. Ad esempio, è possibile limitare un dipendente a $ 50 al giorno in qualsiasi giorno della settimana per gli acquisti di gas, limitandone un altro a $ 100 per il gas e $ 50 per i pasti ogni giorno, ma solo nei giorni lavorativi.

Come essere vigili d'uso

Molte carte di credito aziendali consentono di impostare avvisi di attività che arrivano come messaggi di testo o e-mail. Gli avvisi possono essere impostati per avvisare ogni volta che si verifica una transazione o solo se un dipendente utilizza (o tenta di utilizzare) una carta in modo non approvato. È inoltre possibile usufruire del banking online e / o mobile per visualizzare le attività dell'account aggiornate al minuto. Il reparto contabilità deve esaminare ogni estratto conto per accertarsi che ciascun elemento pubblicitario sia un addebito autorizzato.

Usare saggiamente il biglietto da visita

Mentre le carte di credito sono facili da usare, non sono sempre la scelta migliore, soprattutto per le grandi spese che non possono essere pagate per intero prima che gli interessi entrino in gioco. Anche se ci vuole uno sforzo extra per garantire un prestito da una banca o altri prestiti istituzione, ha spesso senso finanziario farlo, poiché il tasso di interesse sulle carte di credito è in genere molto più elevato rispetto a tali strumenti di debito garantiti. È anche possibile che un grande acquisto - o un paio di grandi spese - possano massimizzare la tua carta di credito e lasciarti senza una fonte di fondi.

Vantaggi della carta di credito aziendale

Oltre a fornire il flusso di cassa necessario per aiutare a mantenere e costruire il tuo business, le carte di credito possono offrire questi vantaggi:

• Qualificazione più semplice: può essere più facile per i titolari di aziende che non hanno una storia creditizia consolidata qualificarsi per una linea di credito revolving con una carta di credito, piuttosto che una linea di credito tradizionale o un prestito bancario.
• Convenienza: le carte di credito sono il massimo in termini di convenienza finanziaria. I titolari di aziende possono accedere rapidamente ai fondi per gli acquisti o il prelievo di contante, molto più facilmente rispetto a dover trovare contanti e / o utilizzare un libretto degli assegni.
• Ammortizzatore finanziario: una carta di credito può fornire agli imprenditori un "ammortizzatore" finanziario tanto necessario quando i crediti sono arretrati o le vendite sono lente e l'attività è a corto di liquidità.
• Semplicità online: sempre più spesso gli imprenditori effettuano acquisti e fanno affari online con fornitori, appaltatori e fornitori. L'uso di una carta di credito semplifica le transazioni online.
• Assistenza per la contabilità finanziaria: oltre a ricevere un estratto conto mensile, la maggior parte delle carte fornisce ai titolari di biglietti da visita di piccole dimensioni strumenti online per la gestione dei propri conti, incluso un riepilogo di fine anno, che può aiutare un contabile a rintracciare, classificare e gestire le spese. Può semplificare la contabilità, aiutare quando si utilizzano professionisti esterni per navigare in un audit e pagare le tasse e fornire un modo semplice per monitorare la spesa dei dipendenti.
• Premi e incentivi: molte carte offrono programmi di premi per i proprietari di attività, tra cui miglia aeree e sconti per lo shopping, per l'utilizzo della carta. Alcuni offrono anche incentivi "cash back", rimborsando ai titolari di carta una percentuale dei loro acquisti. In breve, può pagare scegliere con cura.
• Uno strumento per costruire credito: usare responsabilmente una carta di credito per piccole imprese - il che significa pagare la fattura in tempo, pagare più del minimo dovuto e non andare oltre il limite di credito (che può innescare una commissione oltre il limite) - può essere facile modo di costruire un rapporto di credito positivo per la tua attività. Ciò, a sua volta, può aiutarti ad avere maggiori probabilità di beneficiare di un prestito o di una linea di credito e in futuro a un tasso di interesse potenzialmente più basso. Tieni presente che, tuttavia, l'utilizzo irresponsabile di una carta di credito aziendale può danneggiare il tuo credito.

Svantaggi della carta di credito aziendale

Prima di affrettarsi a richiedere una carta di credito aziendale, è importante considerare questi potenziali svantaggi:

• Più costoso: la convenienza e la facilità delle carte di credito per le piccole imprese hanno un prezzo: in genere applicano un tasso di interesse molto più elevato (1-3% rispetto al prime) rispetto a un prestito per piccole imprese o una linea di credito fissa offerta da una banca. Tale interesse può aumentare rapidamente se l'attività della carta non viene rimborsata in tempo e per intero ogni mese. Inoltre, senza un sistema per monitorare regolarmente e attentamente l'utilizzo della carta, può essere facile estendere accidentalmente la propria azienda finanziariamente oltrepassando il limite di credito della propria impresa o incorrendo in commissioni o penali in ritardo.
• Responsabilità legale personale: la maggior parte delle carte di credito per le piccole imprese richiede un accordo di responsabilità personale (sicurezza personale) per rimborsare il debito. Ciò significa che qualsiasi ritardo o mancato pagamento potrebbe comportare un rapporto di credito personale negativo e l'impossibilità di prendere in prestito denaro personalmente. Potrebbe anche essere necessario pagare di più con un tasso di interesse più elevato.
• Problemi di sicurezza: devono essere create misure di sicurezza per garantire che le carte o i dati delle carte non vengano rubati da dipendenti, venditori, appaltatori e altri che attraversano lo spazio ufficio. È anche importante assicurarsi che i dipendenti autorizzati a utilizzare la carta non li utilizzino per le spese personali e che prendano precauzioni quando effettuano transazioni online per evitare di essere hackerati.
• Meno protezione: spesso, le carte di credito per le piccole imprese non offrono la stessa protezione delle carte di credito dei consumatori. Ad esempio, molte carte non offrono lo stesso livello di servizi garantiti quando si contendono errori di fatturazione o si devono effettuare resi di merce. Assicurati di rivedere quale livello di protezione e servizi offre una carta prima di applicare.
• Tassi di interesse fluttuanti: a differenza di un prestito o di una linea di credito fissa, la società che emette la tua carta di credito può reimpostare il tasso di interesse sulla tua carta di credito a seconda di come utilizzi e gestisci il tuo account. Come tale, può pagare per essere consapevole di come funzionano le tariffe e può cambiare.