Modulo W-9

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Che cos'è un modulo W-9?

Un modulo W-9 è un modulo fiscale di Internal Revenue Service (IRS) che viene utilizzato per confermare il nome, l'indirizzo e il codice identificativo (TIN) di una persona per lavoro o altri scopi generatori di reddito. La conferma può essere richiesta per un individuo definito come cittadino americano o per una persona definita come straniero residente.

Un modulo W-9 è anche noto come modulo di richiesta di identificazione e numero di identificazione del contribuente.

Le basi di un modulo W-9

Un modulo W-9 è una richiesta scritta formale di sola informazione e viene utilizzato esclusivamente allo scopo di confermare il numero di identificazione del contribuente (TIN). Un'entità che deve presentare un documento informativo all'IRS come il Modulo 1099, deve ottenere il TIN corretto per segnalare eventuali utili o perdite che potrebbero influire sulla dichiarazione dei redditi federale o sul reddito imponibile. Per la maggior parte delle persone, il codice fiscale sarà il loro numero di previdenza sociale (SSN).

Il W-9 differisce da un modulo W-4 - che viene più comunemente fornito dai dipendenti ai datori di lavoro diretti - in quanto il W-9 non prevede intrinsecamente la ritenuta alla fonte di eventuali imposte dovute. Eventuali imposte richieste basate sugli utili relativi al W-9 fornito sono a carico del titolare della TIN elencato nel documento a meno che il contribuente non sia soggetto a ritenuta alla fonte. Se è richiesta una ritenuta d'acconto, questo dovrà essere annotato sul W-9, per informare correttamente l'entità che riceve le informazioni sulla necessità di trattenere di conseguenza.

Key Takeaways

  • Il W-9 è un modulo ufficiale fornito dall'IRS per i datori di lavoro o altre entità per verificare il nome, l'indirizzo e il numero di identificazione fiscale di un singolo reddito percepito.
  • Le informazioni tratte da un modulo W-9 vengono spesso utilizzate per generare un modulo fiscale 1099, necessario ai fini della dichiarazione dei redditi.
  • Le informazioni raccolte da un'entità in un modulo W-9 non possono essere divulgate per nessun altro scopo, in base a rigide normative sulla privacy.

Uso delle informazioni W-9

Le informazioni ottenute su un modulo W-9 vengono spesso utilizzate per creare una versione del modulo 1099. Un modulo 1099 contiene informazioni su eventuali entrate che potrebbero essere state ricevute dal titolare della TIN che normalmente non sarebbero elencate su una W-2 . Ciò include, ma non è limitato a, i redditi corrisposti a una persona come parte di un contratto; alcune transazioni immobiliari; interessi ipotecari versati da un individuo; dividendi pagati a fronte di un investimento; e varie altre transazioni finanziarie.

L'IRS richiede a coloro che non sono definiti cittadini statunitensi o stranieri residenti di utilizzare il Modulo W-8 appropriato al posto di un modulo W-9.

Un modulo 1099 deve essere emesso solo quando viene raggiunta la soglia di reddito minimo, che è fissata a $ 600 a partire dal 2018. Gli importi al di sotto di questa soglia devono essere dichiarati come reddito dal titolare del TIN ma non richiedono un modulo 1099.

Anche se i dipendenti sono legalmente tenuti a fornire determinate informazioni personali ai propri datori di lavoro, la loro privacy è protetta dalla legge. Un datore di lavoro che divulga le informazioni personali di un dipendente in qualsiasi modo non autorizzato può essere sottoposto a procedimenti civili e penali.

Istruzioni dettagliate

Il modulo W-9 è uno dei moduli IRS più semplici da completare, ma se i moduli fiscali ti rendono nervoso, non preoccuparti. Ti guideremo attraverso il modo corretto di completarlo.

Passaggio 1: inserisci il tuo nome come mostrato nella dichiarazione dei redditi. Facile vero?

Passaggio 2: inserisci il nome della tua attività commerciale o il nome "entità ignorata", se diverso dal nome inserito per il passaggio 1. Ad esempio, potresti essere una ditta individuale, ma per scopi di marketing, non usi il tuo nome personale come Nome commerciale; invece, stai “facendo affari come” un altro nome. Inserire qui quel nome. Per quanto riguarda la parte di entità ignorata, se non sai di cosa si tratta, probabilmente non lo sei. Il tipo di entità non considerato più comune è una società a responsabilità limitata con un unico socio. Le imprese individuali e le società di capitali non sono mai classificate come entità ignorate.

Fase 3: che tipo di entità aziendale sei per la classificazione fiscale federale: ditta individuale, società di persone, società di capitali, società di capitali, società fiduciaria / immobiliare, società a responsabilità limitata o "altro"? Seleziona la casella appropriata. Se non sei sicuro, probabilmente sei una ditta individuale, perché avresti dovuto depositare molte scartoffie per diventare una delle altre entità.

Passaggio 4: esenzioni. È probabile che lascerai queste caselle vuote. Ecco un paio di eccezioni:

  1. I beneficiari che sono esenti dalla ritenuta alla fonte, come le società (nella maggior parte dei casi), potrebbe essere necessario inserire un codice nella casella "Codice beneficiario esente". Le istruzioni del modulo W-9 elencano i beneficiari esenti, i loro codici e i tipi di pagamenti per i quali questi codici dovrebbero essere utilizzati. Le società che compilano un W-9 per ricevere pagamenti di interessi o dividendi, ad esempio, inseriscono il codice "5."
  2. I beneficiari che sono esenti da segnalazioni ai sensi della Legge sulla conformità fiscale dei conti esteri (FATCA) potrebbero dover inserire un codice nella casella "Esenzione dal codice di segnalazione FATCA". Nessuna di queste caselle si applicherà al tipico appaltatore indipendente o libero professionista.

Passaggio 5: inserisci il tuo indirizzo, città, provincia e codice postale. Cosa succede se il tuo indirizzo di casa è diverso dal tuo indirizzo commerciale? Quale indirizzo dovresti fornire nel modulo W-9? Utilizzare l'indirizzo che verrà utilizzato nella dichiarazione dei redditi. Ad esempio, se sei un unico proprietario che affitta spazi per uffici, ma inoltri la dichiarazione dei redditi utilizzando il tuo indirizzo di casa, inserisci il tuo indirizzo di casa nel modulo W-9 in modo che l'IRS non avrà problemi ad abbinare i tuoi 1099 con il tuo modulo 1040 .

Passaggio 6: in questo passaggio facoltativo, è possibile fornire il nome e l'indirizzo del richiedente. Potresti voler compilare questa casella per tenere traccia di chi hai fornito il tuo numero di identificazione fiscale.

Step 7: L'IRS chiama questa sezione Parte I, che deve farti domandare quali fossero tutti quei passaggi che hai appena completato. Qui, devi fornire il numero di identificazione fiscale della tua attività, che sarà il tuo numero di previdenza sociale (SSN) individuale se sei una ditta individuale, o il numero di identificazione del tuo datore di lavoro (EIN) se sei un altro tipo di attività. Ora, alcune imprese individuali hanno anche EIN, ma l'IRS preferisce che le imprese individuali utilizzino i loro SSN sul modulo W-9. Ancora una volta, così facendo sarà più facile abbinare qualsiasi 1099 che ricevi con la tua dichiarazione dei redditi, che dovrai archiviare sotto il tuo SSN.

Cosa succede se la tua azienda è nuova e non ha un EIN? Puoi ancora compilare il modulo W-9. L'IRS dice che dovresti fare domanda per il tuo numero e scrivere "richiesto" nello spazio per il TIN. Ti consigliamo di ottenere questo numero il più rapidamente possibile perché, fino a quando non lo fai, sarai soggetto a ritenuta alla fonte. Puoi richiedere un EIN sul sito web dell'IRS. Vedere le istruzioni di seguito per il passaggio 8, parte II, per ulteriori informazioni sulla sospensione del backup.

Passaggio 8: Nella parte II, è necessario attestare la veridicità di tutte le informazioni prima di poter firmare il modulo W-9. Mentire intenzionalmente su un modulo fiscale potrebbe significare che dovrai pagare una multa o andare in prigione; l'IRS non scherza. Prima di firmare il modulo W-9, ecco le affermazioni che devi certificare sono vere, pena la falsa testimonianza:

1. Il numero indicato in questo modulo è il mio numero di identificazione del contribuente corretto (o sto aspettando che mi venga rilasciato un numero).

  • Se stai pensando di utilizzare un codice fiscale "rubato", rubato o inventato, pensaci due volte prima di mentire sotto giuramento.

2. Non sono soggetto a ritenuta alla fonte perché: (a) Sono esente dalla ritenuta alla fonte, oppure (b) non sono stato informato dall'Internal Revenue Service (IRS) che sono soggetto a ritenuta alla fonte a seguito di un mancata segnalazione di tutti gli interessi o dividendi, oppure (c) l'IRS mi ha comunicato che non sono più soggetto a ritenuta alla fonte.

  • La maggior parte dei contribuenti è esente dalla ritenuta alla fonte. Se non hai idea di cosa stia parlando qui l'IRS, probabilmente sei esente. Se non sei esente, l'IRS ti avrà notificato e la società che ti paga deve sapere perché è tenuto a trattenere l'imposta sul reddito dalla tua retribuzione ad un tasso forfettario del 28% e inviarlo all'IRS. Per inciso, ora conosci un'altra buona ragione per non tradire la tua dichiarazione dei redditi: potresti doverlo dire a un futuro cliente e questo potrebbe far riflettere la società due volte su di te. L'articolo (c) dice sostanzialmente che se una volta eri soggetto a ritenuta alla fonte ma non lo sei più, nessuno deve saperlo.

3. Sono un cittadino americano o altra persona statunitense.

  • Se sei un alieno residente, sei in chiaro. L'IRS considera inoltre quanto segue una "persona statunitense": una società di persone, una società, un'associazione o un'associazione creata o organizzata negli Stati Uniti o in base alle leggi degli Stati Uniti; una tenuta domestica; e una fiducia domestica. Se la tua azienda è una società con un partner straniero, si applicano regole speciali; leggi su di loro nelle istruzioni per formare W-9. Se non sei un cittadino statunitense, potrebbe essere necessario compilare il modulo W-8 o il modulo 8233.

4. I codici FATCA inseriti nel presente modulo (se presenti) che indicano che sono esente dalla segnalazione FATCA sono corretti.

  • Probabilmente non dovrai preoccuparti di questo, che ha a che fare con la legge sulla conformità fiscale degli account esteri.

Pochi altri punti prima di firmare

Il modulo W-9 ti dice di cancellare la voce 2 sopra se sei stato informato dall'IRS che sei attualmente soggetto a ritenuta d'acconto perché non hai riportato tutti gli interessi e i dividendi sulla tua dichiarazione dei redditi.

Puoi cancellare il punto 2 se stai compilando il modulo W-9 in connessione con una transazione immobiliare. L'articolo 2 non si applica in questo caso, quindi non importa se sei soggetto a ritenuta alla fonte.

Ora, se leggi attentamente la stampa fine nelle istruzioni del W-9, sembra che la maggior parte delle persone non sia tenuta a firmare questo modulo. Generalmente ti viene richiesto di firmarlo solo se l'IRS ti ha comunicato che in precedenza hai fornito un codice TIN errato. A parte gli aspetti tecnici, tuttavia, la persona che ti ha chiesto di compilare il modulo W-9 probabilmente lo considererà incompleto o non valido se non lo hai firmato, e buona fortuna cercando di convincerli altrimenti.

Restituzione del modulo

Restituisci il modulo compilato W-9 all'azienda che ti ha chiesto di compilarlo. Idealmente, lo consegnerai di persona per limitare l'esposizione al furto di identità, ma questo metodo spesso non è pratico. La posta è considerata relativamente sicura. Se è necessario inviare il modulo tramite e-mail, è necessario crittografare sia il documento che il messaggio e-mail e verificare tre volte di disporre dell'indirizzo e-mail corretto del destinatario prima di inviare il messaggio. I servizi gratuiti sono disponibili online per aiutarti a farlo, ma controlla la loro reputazione prima di affidarti ai tuoi documenti. (Per la lettura correlata, vedere "Lo scopo del modulo W-9")

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