Imprest
Un anticipatore è un conto in contanti su cui un'azienda fa affidamento per pagare piccole spese ordinarie. I fondi contenuti negli anticipi vengono regolarmente reintegrati, al fine di mantenere un saldo fisso. Il termine "impronta" può anche riferirsi a un anticipo monetario concesso a una persona per uno scopo specifico.
Key Takeaways
- Imprest si riferisce a un tipo di conto in contanti gestito da una società utilizzata per pagare piccole spese accessorie o di routine.
- Un saldo del conto fisso viene stabilito nel conto anticipi e rimborsato quando necessario quando vengono prelevati soldi per articoli come buste paga, viaggi o denaro contante.
- A causa della sua natura piccola e fissa che può essere facilmente monitorata, l'impresto scoraggia le spese non autorizzate o sontuose.
Come funziona Imprest
Il tipo di impronta più noto è un piccolo conto in contanti, che viene utilizzato per coprire le transazioni più piccole quando è poco pratico o scomodo tagliare assegni. Tali conti mantengono una determinata quantità di denaro in loco, che può essere utilizzata per rimborsare i dipendenti e pagare piccole spese. I fondi in contanti di piccole dimensioni sono generalmente gestiti da custodi che controllano il conto e erogano denaro ai dipendenti, che a loro volta forniscono entrate relative alle imprese.
Gli imprest possono anche essere utilizzati per coprire i salari dei dipendenti, i dividendi, i viaggi dei dipendenti e i bonus. Dopo che queste spese in uscita sono state pagate, il fondo viene in genere rimborsato dal capitale dal conto bancario principale della società.
Le importazioni scoraggiano l'uso di spese non autorizzate perché i fondi sono destinati a scopi specifici. Di conseguenza, gli anticipi in genere pagano la stessa quantità di denaro su base regolare, il che porta idealmente il conto a un saldo vicino allo zero, prima che venga automaticamente reintegrato con lo stesso importo prestabilito. Questo sistema semplifica il monitoraggio delle spese, la segnalazione delle discrepanze e infine la rilevazione di frodi.
Il sistema Imprest
Il sistema di anticipi prevede i seguenti passaggi:
- Viene istituito un piccolo fondo di cassa, con un importo fisso di liquidità. Questo è registrato nel libro mastro dell'azienda.
- Eventuali spese pagate tramite il piccolo fondo di cassa devono essere documentate con le ricevute.
- Il fondo viene rifornito regolarmente con entrate di esborso per mantenere un saldo fisso.
- Il fondo è monitorato attentamente per eventuali discrepanze tra liquidità attesa (basata sulla documentazione) e liquidità effettiva. Se esistono discrepanze, vengono esaminate.
Il futuro delle impronte
Dato che le aziende fanno sempre più affidamento sulle transazioni elettroniche, il sistema di anticipi sta costantemente perdendo il favore. Spesso è più semplice utilizzare una carta di credito aziendale rispetto a una anticipazione, poiché la prima offre la documentazione elettronica delle transazioni e non fa scattare la necessità di reintegrare i fondi in uscita.
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