Carta di credito aziendale
Le carte di credito aziendali sono carte di credito rilasciate a dipendenti di società affermate che consentono loro di addebitare le spese aziendali autorizzate, come soggiorni in hotel e biglietti aerei, senza dover utilizzare la propria carta o contanti. Queste carte, note anche come carte di credito commerciali, possono semplificare la gestione delle spese per dipendenti (e datori di lavoro) e molti offrono vantaggi come miglia frequent flyer e accesso alle lounge dell'aeroporto.
Come funziona una carta di credito aziendale
Le carte di credito aziendali sono progettate per soddisfare le esigenze delle aziende affermate, in genere quelle con almeno 4 milioni di dollari di ricavi annui, oltre 15 utenti di carte e spese previste di almeno $ 250.000 ogni anno. Mentre la maggior parte delle aziende, comprese le ditte individuali e DBA, possono ottenere una carta di credito per piccole imprese, le carte aziendali (come suggerisce il nome) sono riservate alle società. Ciò significa che la società deve essere strutturata e registrata come società S o C per essere ammissibile.
I principali emittenti di carte di credito, come American Express, Capital One, Citibank, Chase e Wells Fargo, offrono carte di credito aziendali. Le carte vengono emesse in base allo stato finanziario dell'azienda, non alle finanze personali dei proprietari. Gli emittenti di carte possono, ad esempio, richiedere all'azienda di disporre di solidi dati finanziari, oltre a una buona liquidità e flusso di cassa.
Gli emittenti di carte di credito aziendali in genere desiderano visualizzare i recenti rendiconti finanziari sottoposti a revisione contabile di una società, i dettagli sulla struttura e l'organizzazione della società, le informazioni fiscali (incluso un codice fiscale federale) e le informazioni di contatto di un funzionario della società che è autorizzato a fare affari per conto del società, ad esempio un proprietario, un presidente o un tesoriere.
Key Takeaways
- Le carte di credito aziendali semplificano la gestione delle spese per datori di lavoro e dipendenti.
- I biglietti da visita aziendali vengono emessi da società più grandi e affermate e differiscono dai biglietti da visita disponibili per le ditte individuali e DBA.
- È importante che i dipendenti apprendano e seguano le politiche aziendali relative alle carte di credito prima di effettuare qualsiasi addebito.
- A seconda della carta, un dipendente o il datore di lavoro saranno responsabili del pagamento della fattura della carta di credito.
Un datore di lavoro può fornire ad alcuni dipendenti una carta aziendale in modo che possano pagare le spese aziendali approvate, come hotel, pasti, auto a noleggio e voli, e anche accedere a contanti presso gli sportelli automatici, il tutto senza utilizzare i propri fondi o un anticipo aziendale. Il nome dell'azienda sarà sulla carta, insieme al nome dell'impiegato come titolare della carta designato. La firma del dipendente va sul retro della carta, proprio come su una carta di credito personale.
Tipi di carte di credito aziendali
A seconda del tipo di carta di credito aziendale, il dipendente o il datore di lavoro saranno responsabili del pagamento della fattura della carta di credito. Con una carta di responsabilità individuale, il dipendente è tenuto a pagare direttamente l'emittente della carta di credito per eventuali addebiti, oltre a presentare una nota spese e ottenere un rimborso dal datore di lavoro. L'emittente della carta di credito controlla il credito del dipendente prima di dargli una carta, ma è un "soft pull" che non influisce sul punteggio di credito.
Se si tratta di una carta di responsabilità aziendale, il datore di lavoro paga la fattura per eventuali spese approvate (anche se il dipendente può essere agganciato a pagare direttamente l'emittente per eventuali spese non autorizzate o personali). Poiché la società è responsabile del pagamento della fattura, in genere l'emittente della carta di credito non controlla il credito del dipendente, ma tale persona sarà probabilmente responsabile della presentazione di rapporti di spesa regolari in modo che la società possa riconciliare gli estratti conto della carta ogni mese.
Prima che un dipendente utilizzi una carta di credito aziendale, dovrebbe scoprire chi è responsabile del pagamento della fattura ogni mese. Se sono responsabili, dovrebbero istituire un sistema per garantire che i pagamenti siano puntuali e che abbiano i fondi a disposizione per coprire il saldo.
Vantaggi di una carta di credito aziendale
Un vantaggio chiave di una carta di credito aziendale è che semplifica la gestione delle spese, sia per i dipendenti che per i datori di lavoro. Dal punto di vista aziendale, una carta aziendale consente ai datori di lavoro di limitare la quantità di titolari di carta che possono spendere per transazione, per categoria di spesa o nel complesso. La società può anche controllare dove è possibile utilizzare una carta, limitando gli acquisti a specifici commercianti, tipi di commercianti e posizioni.
Dal punto di vista dei dipendenti, una carta di responsabilità aziendale può significare un risarcimento finanziario, poiché elimina la necessità di pagare anticipatamente le spese relative al business e quindi attendere i rimborsi. Un altro vantaggio è che alcune carte di credito aziendali offrono rendicontazione elettronica delle spese che popola automaticamente i report delle spese aziendali con le informazioni sull'acquisto, una funzionalità che rende più semplice (ad esempio, una seccatura) l'invio di report tempestivi e accurati.
Un altro grande vantaggio è che, a seconda del datore di lavoro, i titolari di carta possono essere in grado di conservare i premi guadagnati utilizzando una carta di credito aziendale. Possono, ad esempio, essere in grado di guadagnare e riscattare premi per un programma frequent flyer o un programma per ospiti frequenti di un hotel. Naturalmente, il datore di lavoro può decidere di mantenere i premi per compensare i costi aziendali annuali o offrire incentivi ai dipendenti con le migliori prestazioni. Tuttavia, molte grandi aziende consentono ai dipendenti di trarre vantaggio dai programmi di ricompensa, poiché ciò può migliorare il morale dei dipendenti.
Oltre ai programmi di ricompensa, molte carte di credito aziendali offrono vantaggi che i viaggiatori frequenti apprezzeranno, come l'accesso alle lounge dell'aeroporto (un vantaggio enorme se un viaggiatore ha una lunga sosta), servizi di assistenza di viaggio e di emergenza, sostituzione di carte di emergenza e erogazione di contanti, esoneri per danni da collisione nel noleggio auto Leggi la stampa fine sul contratto con carta di credito per assicurarti di capire come funzionano questi vantaggi. Per attivare la copertura automatica durante il noleggio di un'auto, ad esempio, probabilmente è necessario completare l'intera transazione con la carta di credito coperta e rifiutare l'esonero dal danno da collisione della società di noleggio. In caso di dubbi, chiama il numero sul retro della carta.
Politiche aziendali per le carte di credito aziendali
I dipendenti devono conoscere le politiche della propria azienda in merito alle carte aziendali fin dall'inizio per evitare di commettere errori che potrebbero portare a incubi contabili o, peggio ancora. I titolari di carta devono familiarizzare con i requisiti generali di spesa e rendicontazione della propria azienda e scoprire se hanno limiti di spesa che si applicano a determinate categorie. È anche importante conoscere eventuali regole specifiche per reparto o posizione. I dirigenti delle società, ad esempio, avranno probabilmente profili di spesa diversi rispetto, per esempio, al middle management.
Una volta che un titolare della carta apprende le politiche della propria azienda, dovrebbe attenersi a esse. Se usano la loro carta per acquistare qualcosa che non è una spesa aziendale approvata, possono farli sembrare cattivi agli occhi del loro datore di lavoro, anche se è un errore onesto. Inoltre, molte grandi aziende hanno un gestore di carte di viaggio e di intrattenimento che può controllare le spese dei dipendenti in qualsiasi momento. È importante che i titolari di carta utilizzino il buon senso per decidere se un addebito che stanno per effettuare è legato al lavoro al 100%. In caso contrario, dovrebbero metterlo sulla loro carta personale e risolverlo in un secondo momento se si sentono in diritto a un rimborso totale o parziale.
Per evitare gli incubi contabili, o peggio, non mescolare le spese personali con le spese aziendali.
Prima dell'attivazione di una carta di credito aziendale, un datore di lavoro può offrire (o richiedere) sessioni di formazione di carte di credito aziendali di persona o online progettate per aiutare i dipendenti ad apprendere le politiche. Inoltre, un datore di lavoro può pubblicare e aggiornare politiche sul proprio sito Intranet. È sempre una buona idea rimanere informati, seguire le regole ed evitare di fare qualsiasi cosa che possa comportare scartoffie aggiuntive o essere interpretato come una frode. I titolari di carte che hanno domande sulle politiche del proprio datore di lavoro devono contattare la persona (o il dipartimento) che gestisce il programma.
Considerazioni speciali per le carte di credito aziendali
Oltre a comprendere e seguire le politiche aziendali relative ai limiti di spesa, ai tipi di spese consentiti e al modo in cui vengono gestite le note spese, è importante che i dipendenti siano consapevoli del fatto che se loro, e non il loro datore di lavoro, sono responsabili del pagamento della fattura della carta di credito, il loro il punteggio di credito potrebbe diminuire se rimangono indietro rispetto ai pagamenti. AmEx, ad esempio, segnala gli account a un ufficio di credito se l'account diventa scaduto a 180 giorni. È una buona idea impostare un avviso via e-mail come promemoria della scadenza di tali pagamenti.
Proprio come qualsiasi carta di credito, i dipendenti devono trattare con cura la propria carta di credito aziendale e conservarla in un luogo sicuro per prevenire furti o smarrimenti. Se una carta viene smarrita o rubata, deve essere segnalata al più presto in modo che la carta possa essere cancellata e sostituita.