Come funziona il budget per le aziende

Un budget è una previsione di entrate e spese per un periodo futuro specificato. I budget sono utilizzati da aziende, governi e famiglie. I budget sono parte integrante della gestione efficiente di un'azienda. Il budget per le aziende funge da piano d'azione per i manager, nonché da punto di confronto a fine periodo.

Il processo di budget per le aziende può essere impegnativo, in particolare se i clienti non pagano in tempo o le entrate e le vendite sono intermittenti. Esistono diversi tipi di budget utilizzati dalle aziende, inclusi budget operativi e budget principali nonché budget statici e flessibili. In questo articolo, esploriamo il modo in cui le aziende si avvicinano al budget e come le aziende affrontano la mancanza di budget.

Key Takeaways

• Un budget è una previsione di entrate e spese per un periodo specificato. I budget sono parte integrante della gestione efficiente di un'azienda.
• Un budget statico è un budget con numeri basati su output e input pianificati per ciascuna delle divisioni dell'azienda.
• Un budget di flusso di cassa aiuta i gestori a determinare la quantità di liquidità generata da un'azienda durante un periodo.
• I budget flessibili contengono i risultati effettivi e vengono confrontati con il budget statico dell'azienda per identificare eventuali scostamenti.

Come funzionano i budget

Quando la maggior parte delle persone pensa ai budget, viene in mente il budget delle famiglie. Sebbene il processo di budget per le aziende possa diventare complesso, un budget di solito confronta i ricavi o i profitti di una società rispetto ai suoi costi o spese in un determinato periodo.

Naturalmente, determinare e prevedere quanto spendere per varie spese e proiettare le vendite è solo una parte del processo. I dirigenti delle società devono anche fare i conti con una miriade di altri fattori, tra cui la previsione di spese in conto capitale, che sono grandi acquisti di immobilizzazioni come macchinari o una nuova fabbrica.

Le aziende devono inoltre pianificare le loro esigenze di liquidità in corso, le carenze di entrate e il contesto economico. Indipendentemente dal tipo di attività, la capacità di valutare le prestazioni utilizzando i budget è fondamentale per la salute finanziaria generale di un'azienda.

Tipi di budget

Di seguito sono riportati alcuni dei tipi più comuni di budget utilizzati dalle aziende per prevedere i loro numeri.

Budget principale

La maggior parte delle aziende inizierà con un budget generale, che è una proiezione per l'intera azienda. I budget principali in genere prevedono l'intero anno fiscale. Il budget principale includerà le proiezioni per le voci del conto economico, dello stato patrimoniale e del rendiconto finanziario. Queste proiezioni possono includere entrate, spese, costi operativi, vendite e spese in conto capitale.

Bilancio statico

Un budget statico è un budget con numeri basati su output e input pianificati per ciascuna delle divisioni dell'azienda. Un budget statico è in genere il primo passo del budget, che determina quanto un'azienda ha e quanto spenderà. Il budget statico esamina le spese fisse, che non sono variabili o dipendenti dai volumi di produzione e dalle vendite. Ad esempio, l'affitto sarebbe un costo fisso indipendentemente dal volume delle vendite per un'azienda.

Alcuni settori come quelli senza scopo di lucro ricevono donazioni e sovvenzioni che comportano un budget statico dal quale non possono superare. Altri settori utilizzano budget statici come punto di partenza o numero di riferimento, simili al budget principale, e apportano rettifiche alla fine dell'anno fiscale se nel budget è necessario più o meno. Durante la creazione di un budget statico, i gestori utilizzano metodi di previsione economica per determinare numeri realistici.

Bilancio operativo

Il budget operativo include le spese e i ricavi generati dalle operazioni commerciali quotidiane dell'azienda. Il budget operativo si concentra sulle spese operative, incluso il costo dei beni venduti (COGS) e le entrate o le entrate. COGS è il costo del lavoro diretto e dei materiali diretti legati alla produzione.

Il budget operativo rappresenta anche le spese generali e amministrative direttamente legate alla produzione di beni e servizi. Tuttavia, il budget operativo non includerebbe voci come spese in conto capitale e debito a lungo termine.

Budget del flusso di cassa

Un budget di flusso di cassa aiuta i gestori a determinare la quantità di liquidità generata da un'azienda durante un periodo. Gli afflussi e deflussi di denaro per un'azienda sono importanti perché le spese devono essere pagate dal denaro generato. Ad esempio, il monitoraggio dell'incasso dei crediti, che è il denaro dovuto dai clienti, può aiutare le aziende a prevedere la liquidità dovuta in un determinato periodo. La previsione del denaro contante può essere difficile se i clienti ricevono un termine di 30 giorni per pagare una fattura, ma invece pagano entro 90 giorni.

I budget per i flussi di cassa aiutano a esaminare le pratiche passate per esaminare cosa funziona e cosa non funziona e apportare modifiche. Ad esempio, una società potrebbe richiedere una linea di credito a breve termine per il capitale circolante da una banca per assicurarsi che incassino nel caso in cui un cliente paga in ritardo. Inoltre, le aziende possono chiedere opzioni più flessibili per i debiti dei loro conti, che sono soldi dovuti ai fornitori, per aiutare con qualsiasi esigenza di flussi di cassa a breve termine.

Utilizzo di un budget per valutare le prestazioni

Al termine di un periodo, la direzione deve confrontare le previsioni dal budget statico o principale con le prestazioni dell'azienda. È in questa fase che le aziende calcolano se il budget è stato in linea con le spese e le entrate pianificate.

Budget flessibile

Un budget flessibile è un budget contenente cifre basate sull'output effettivo. Il budget flessibile viene confrontato con il budget statico dell'azienda per identificare eventuali scostamenti (o differenze) tra la spesa prevista e la spesa effettiva.

Con un budget flessibile, i valori in dollari preventivati ​​(ovvero i costi o i prezzi di vendita) vengono moltiplicati per le unità effettive per determinare quale numero particolare verrà assegnato a un livello di produzione o di vendite. Il calcolo fornisce i costi variabili totali coinvolti nella produzione. La seconda componente del budget flessibile sono i costi fissi. In genere, i costi fissi non differiscono tra budget statici e flessibili.

Poiché i budget flessibili utilizzano i numeri del periodo corrente (vendite, entrate e spese), possono aiutare a creare previsioni basate su più scenari. Le aziende possono calcolare vari risultati in base a diversi output, come vendite o unità prodotte. Budget flessibili o variabili aiutano i manager a pianificare sia l'output basso sia l'output elevato per prepararsi indipendentemente dal risultato.

Variazioni di bilancio

Come affermato in precedenza, possono verificarsi scostamenti tra il budget statico e i risultati effettivi. Le due varianze comuni sono chiamate varianza flessibile del budget e varianza del volume delle vendite.

La varianza del budget flessibile confronta il budget flessibile con i risultati effettivi per determinare gli effetti che prezzi o costi hanno avuto sulle operazioni.

La variazione del volume delle vendite confronta il budget flessibile con il budget statico per determinare l'effetto che il livello di attività di vendita di un'azienda ha avuto sulle sue operazioni.

Da questi due budget, un'azienda può sviluppare budget individuali flessibili e statici per qualsiasi elemento delle sue operazioni. Le variazioni sono classificate come favorevoli o sfavorevoli.

Se la variazione del volume delle vendite è sfavorevole (il budget flessibile è inferiore al budget statico), le vendite dell'azienda (o la produzione con una variazione del volume di produzione) risulteranno inferiori al previsto.

Se, tuttavia, lo scostamento flessibile del bilancio fosse sfavorevole, sarebbe il risultato di prezzi o costi. Sapendo dove l'azienda non è all'altezza o supera il punteggio, i manager possono valutare le prestazioni dell'azienda in modo più efficiente e utilizzare i risultati per apportare le modifiche necessarie.

Un budget flessibile può aiutare le aziende a contabilizzare sia le spese variabili che quelle fisse, creando un processo più dinamico e portando a migliori previsioni.

Esecuzione dei budget

Per la maggior parte delle aziende, le spese saltano fuori di tanto in tanto. I budget statici in genere fungono da linea guida, il che significa che possono essere modificati o adattati una volta identificati gli scostamenti tramite un budget flessibile. Comprendendo i diversi tipi di budget, i manager possono ottenere una grande quantità di informazioni attraverso l'analisi delle variazioni di budget che portano a decisioni aziendali più informate.