Piano contabile
Un piano responsabile è un piano che segue le norme dell'Internal Revenue Service (IRS) per il rimborso dei lavoratori per le spese aziendali in cui il rimborso non viene conteggiato come reddito. Ciò significa che i rimborsi non sono soggetti a ritenute alla fonte o alla segnalazione W-2. Tuttavia, queste spese devono essere legate al business per rientrare in un piano responsabile.
Key Takeaways
- Un piano responsabile è un processo di rimborso dei dipendenti per i costi relativi al lavoro.
- I piani contabili non sono soggetti a tassazione, in quanto non sono considerati una forma di compensazione del lavoro.
- I costi possono essere considerati parte di un piano responsabile solo se correlati all'azienda, riportati in modo accurato e in caso di restituzione di rimborsi in eccesso.
- Se un costo rimborsato è considerato non responsabile, è soggetto a tassazione da parte dell'IRS. I fondi in eccesso devono generalmente essere restituiti entro 120 giorni.
Come funziona un piano contabile
Un piano responsabile differisce da un piano non responsabile. Se il piano di rimborso di un'azienda non segue i requisiti IRS per un piano responsabile, il piano non è responsabile e il rimborso delle spese è considerato parte del compenso del dipendente e pertanto è soggetto a trattenuta e deve essere riportato sul modulo W di un dipendente .
Secondo le regole dell'IRS, in base a un piano responsabile, le spese vengono rimborsate se correlate al business e adeguatamente contabilizzate. Inoltre, gli importi pagati in eccesso rispetto ai costi effettivi devono essere restituiti alla società entro un periodo di tempo specificato. Le spese legate al lavoro sostenute dai dipendenti possono includere spese di viaggio, vitto, alloggio, intrattenimento o trasporto. I dipendenti sono tenuti a contabilizzare adeguatamente le spese con documentazione e a restituire eventuali rimborsi in eccesso entro un ragionevole periodo di tempo.
I datori di lavoro non sono tenuti a presentare i dettagli del loro piano all'IRS, ma devono essere in grado di dimostrare di soddisfare i requisiti di un piano responsabile.
I datori di lavoro sono spesso in grado di utilizzare requisiti di piano responsabili più rigorosi di quelli pubblicati dall'IRS.
Requisiti per un piano contabile
I requisiti per un piano responsabile sono che sono collegati alle imprese, che le spese dei dipendenti sono adeguatamente contabilizzate al loro datore di lavoro in modo ragionevole e tempestivo e che eventuali rimborsi in eccesso devono essere restituiti al datore di lavoro entro un ragionevole lasso di tempo.
Affinché le spese siano considerate legate al business, devono (vagamente) soddisfare i seguenti requisiti: che i costi devono essere sostenuti nel corso del rapporto di lavoro e che qualsiasi spesa che si fonde tra una spesa personale e una spesa aziendale è adeguatamente contabilizzata come tale, dividendo la spesa tra il datore di lavoro e il dipendente. Un esempio comune è quello di un'auto personale utilizzata per viaggi di lavoro: in tal caso, ci si può aspettare che un dipendente conti le miglia che sono state sostenute durante il trasporto personale e il trasporto sul lavoro, dividendo i costi appropriatamente.
Un'adeguata contabilità è in genere soggetta alla conferma di terze parti allo scopo di dimostrare che i fondi dei dipendenti erano collegati alle imprese. Le ricevute sono una forma comune di prova di terze parti che i dipendenti useranno per dimostrare la legittimità delle loro richieste di finanziamento. Tuttavia, ci sono eccezioni a questa regola, inclusi i casi di costi non di alloggio che ammontano a meno di $ 75, il rimborso del pasto che rientra negli standard IRS per diem e i costi di trasporto per i quali è difficile ottenere una prova di pagamento ufficiale, come i taxi, metropolitane e autobus. In generale, l'aspettativa per la restituzione dei fondi di rimborso in eccesso è che tali fondi vengano restituiti al datore di lavoro entro 120 giorni dalla loro erogazione.
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