Spesa prepagata
Una spesa prepagata è un tipo di attività in bilancio risultante da un'azienda che effettua pagamenti anticipati per beni o servizi da ricevere in futuro. Le spese prepagate sono inizialmente rilevate come attività, ma il loro valore è spesato nel tempo a conto economico. A differenza delle spese convenzionali, l'azienda riceverà qualcosa di valore dalla spesa prepagata nel corso di diversi periodi contabili.
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Comprensione delle spese prepagate
Le aziende effettuano pagamenti anticipati per beni o servizi come apparecchiature per ufficio in leasing o coperture assicurative che offrono vantaggi continui nel tempo. Beni o servizi di questa natura non possono essere spesati immediatamente perché la spesa non si allinea con il beneficio derivante nel tempo dall'utilizzo dell'attività.
Secondo i principi contabili generalmente accettati (GAAP), le spese devono essere registrate nello stesso periodo contabile del beneficio generato dall'attività correlata. Ad esempio, se una grande macchina Xerox viene noleggiata da una società per un periodo di dodici mesi, la società beneficia del suo utilizzo per l'intero periodo di tempo. La registrazione di un pagamento anticipato effettuato per il leasing come spesa nel primo mese non corrisponderebbe adeguatamente alle spese con i ricavi generati dal suo utilizzo. Pertanto, deve essere registrato come spesa prepagata e ripartito tra le spese per i dodici mesi interi.
Le voci di giornale che riconoscono le spese relative a risconti attivi precedentemente registrati sono denominate voci di rettifica. Non registrano nuove transazioni commerciali ma semplicemente adeguano le transazioni precedentemente registrate. La rettifica delle voci per le spese prepagate è necessaria per garantire che le spese siano rilevate nel periodo in cui sono sostenute.
A causa della natura di determinati beni e servizi, le spese prepagate sussisteranno sempre. Ad esempio, l'assicurazione è una spesa prepagata perché lo scopo di acquistare l'assicurazione è acquistare protezione proattiva nel caso in cui accada qualcosa di spiacevole in futuro. Chiaramente, nessuna compagnia assicurativa venderebbe un'assicurazione che copre un evento sfortunato dopo il fatto, quindi le spese assicurative devono essere pagate anticipatamente dalle imprese.
Esempio di spesa prepagata
Ad esempio, supponiamo che la ABC Company acquisti un'assicurazione per il prossimo periodo di dodici mesi. Paga $ 120.000 in anticipo per la polizza assicurativa. La società ABC inizialmente prenoterà l'intero importo di $ 120.000 come debito per l'assicurazione prepagata, un'attività in bilancio e un credito in contanti. Ogni mese, verrà effettuato un adeguamento per spendere $ 10.000 (1/12 dell'importo prepagato) a conto economico attraverso un credito per l'assicurazione prepagata e un addebito per le spese assicurative. Nel dodicesimo mese, gli ultimi $ 10.000 saranno completamente spesati e il conto prepagato sarà zero.
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