Suggerimenti per la gestione del tempo per i professionisti finanziari

Il mondo della finanza si è evoluto in un ambiente di lavoro altamente competitivo. Sebbene ci siano solo 24 ore in ogni singolo giorno, come dice il proverbio, il tempo è denaro. Pertanto, un'efficace gestione del tempo è un vantaggio competitivo per qualsiasi professionista finanziario che desidera diventare più produttivo e aumentare il tempo di qualità lontano dal lavoro.

Tuttavia, ci sono molte distrazioni che possono farti lavorare più a lungo del necessario. Continua a leggere per conoscere alcuni di questi perditempo comuni e scoprire una serie di suggerimenti per la gestione del tempo che ti faranno svolgere più lavoro in meno tempo.

Il buco nero

Esistono vari perditempo che possono risucchiare la produttività. Ad esempio, i professionisti della finanza sono costantemente tentati dal multitasking. Supponiamo che tu sia un consulente e che tra le 8:30 e le 10 di mercoledì mattina riesci a realizzare quanto segue:

• Lavori su un foglio di calcolo,
• Ma interrompi dopo essere stato interrotto da due nuovi messaggi di posta elettronica,
• Quindi invia sei e-mail di seguito,
• Seguito controllando le foto del matrimonio di un amico del college su Instagram,
• Quindi accetta un invito di social outing aziendale tramite un messaggio Slack,
• Prima di inviare due chiamate impreviste da potenziali clienti e
• Alla fine sono costretti a riagganciare bruscamente mentre il tuo manager si ferma per ricordarti che sei in ritardo di cinque minuti per la riunione del personale.

Ti sembra una mattinata tipica? In tal caso, e in particolare se lavori in un ambiente aziendale spietato come una società di private equity o una banca di investimento, sei probabilmente nel livello con le prestazioni più basse rispetto ai tuoi colleghi.

Tra cinque o dieci anni, nessuno ricorderà, si prenderà cura di te o ti promuoverà per tutto il lavoro che hai realizzato. Al mondo se ne sarebbe importato se Thomas Jefferson avesse finito di mescolare carta ma non avesse mai aiutato a scrivere la Dichiarazione di Indipendenza? Lo stesso vale nel tuo lavoro: la tua organizzazione apprezza il lavoro necessario e i capolavori, non il lavoro indaffarato.

Pianificazione

Ogni domenica pomeriggio, completa l'elenco delle cose da fare della prossima settimana, preferibilmente utilizzando un'applicazione o un servizio web che si sincronizza su tutti i tuoi dispositivi. Metti in evidenza gli elementi che sono assolutamente fondamentali per il tuo successo sul lavoro e nella tua vita personale. Quelle non evidenziate sono probabilmente cose che puoi delegare, ritardare o evitare del tutto.

In ambito finanziario, i risultati critici includono report o ricerche che devono essere precisi e inviati prima di una scadenza. La tua organizzazione ha un servizio migliore se ti concentri sul miglioramento della qualità di questi rapporti, anziché limitarti a fare un lavoro dignitoso su di essi in modo da poter liberare tempo per gli articoli non chiave (come rispondere a e-mail a bassa priorità o prendere parte a un lungo -winded meeting).

Allo stesso modo, dieci minuti prima di lasciare il lavoro ogni giorno, finisci di elencare gli elementi di azione del giorno successivo e numerali in ordine di importanza e priorità. Ancora una volta, chiediti continuamente tutte le cose che non hai davvero bisogno di fare - le cose che non soddisfano una certa soglia di produttività.

(Inoltre, controlla Trova la tua nicchia nel settore finanziario.)

Multitasking

Il successo nella finanza si riduce alla capacità di consegnare sempre risultati critici e immediati. Quali sono le informazioni e i punti cruciali su cui fanno affidamento i vostri responsabili finanziari? Cosa puoi offrire per aiutare la tua organizzazione e / o i tuoi clienti a vincere? Implica l'invio tempestivo di un rapporto di audit, calcoli accurati del valore attuale netto su un progetto proposto o garantire che le formule su Excel portino a totali aggregati adeguati?

Alla fine, a nessuno importa di tutte le e-mail che hai scambiato, delle riunioni del social club a cui hai partecipato o dell'archiviazione cronologica delle cartelle nel tuo gabinetto. Il multitasking impedisce costantemente alle persone di dare il meglio sui pochi risultati critici che i loro datori di lavoro si aspettano davvero da loro.

Esegui prima le azioni importanti, difficili, urgenti e di valore più alto. Il successo nella finanza può implicare semplicità nei metodi su come affrontare i tuoi compiti. Questo può sembrare brutalmente semplice per il neolaureato ben letto e non iniziato, ma fare una cosa alla volta e non fermarsi fino a quando non è stato completato. Se i tuoi compiti riguardano un progetto a lungo termine, taglialo in traguardi a breve termine e finisci in anticipo. Come disse Henry Ford, "Nulla è particolarmente difficile se lo dividi in piccoli lavori". Fare le cose dall'inizio alla fine elimina costose inefficienze perché eviterai di dover ricominciare da capo e ricalibrare costantemente su oggetti diversi e non correlati.

Se trascorri tre ore alla settimana in attività inutili, ciò equivale a circa 150 ore all'anno. Il tuo associato alcuni banchi da te, che è più efficiente e impiega 150 ore in più all'anno, probabilmente godrà di alcune promozioni e aumenti salariali che altri non hanno ottenuto.

(Esplora i tipi di posti di lavoro nel settore finanziario con le opzioni di carriera finanziaria per i professionisti.)

Posta in arrivo

La tua casella di posta è un grande perditempo. Se la maggior parte delle tue e-mail è irrilevante per le tue attività immediate a portata di mano, allora stai sporadicamente riempiendo la tua giornata con informazioni sulla spazzatura.

Per evitare questo:

• Imposta orari prestabiliti per il controllo della posta elettronica e controlla la posta in arrivo non più di tre o quattro volte al giorno.
• Crea una cartella after-hour per le e-mail a cui dovresti arrivare, ma che non sono urgenti. Questa cartella è particolarmente utile per tornare a richieste importanti che possono attendere alcuni giorni lavorativi prima di ricevere una risposta.
• Invia solo le e-mail più critiche durante la giornata lavorativa. Mentre è importante rimanere aggiornati all'interno del tuo gruppo, una parte importante del tuo tempo può essere sprecata da colleghi inesperti o meno disciplinati che inondano la tua casella di posta con messaggi irrilevanti. Puoi ridurre questi tipi di e-mail non rispondendo a quelli che non sono legati al lavoro.
• Svuota la tua casella di posta prima di lasciare il lavoro. È possibile farlo creando cartelle relative al progetto in cui è possibile parcheggiare e-mail relative a problemi specifici. Mantenere vuota la casella di posta consente di risparmiare tempo eliminando i messaggi non principali dalla tua attenzione. Se ci sono elementi che richiedono assolutamente attenzione entro le prossime ore o entro il giorno successivo, inserirli in una cartella urgente.

Altri suggerimenti per risparmiare tempo

Tieni traccia di quanto tempo sprechi davvero

Crea un semplice foglio di calcolo che ti permetta di inserire il tempo stimato che hai sprecato su questioni insignificanti. Fallo quotidianamente. Man mano che sviluppi e mantieni questa abitudine, ti allenerai a riconoscere le questioni non importanti mentre le incontri.

Elaborare una sola volta documenti cartacei

Una volta elaborati, è possibile archiviarli, inviarli o eliminarli.

Messaggio diretto ai tuoi colleghi

Passeggiare per il tuo ufficio o tra i reparti può costarti alcune ore a settimana e sappiamo quanto sia costoso su base annuale. A meno che non sia una questione importante o complicata, l'utilizzo di messaggi diretti tramite un sistema di messaggistica aziendale o un servizio Web approvato è spesso un modo più efficiente per ottenere rapidamente risposte a una varietà di domande.

Sapere dove si trova tutto in qualsiasi momento

Ciò include sia informazioni elettroniche che cartacee. Se apprezzi il tuo tempo, non sprecarlo cercando cose.

Separa le tue attività in quattro categorie:

1. Urgente e importante - come rapporti finanziari e contabili con scadenze rigorose e vicine.

2. Non urgente e importante - come la creazione di reti all'interno del tuo gruppo finanziario, corsi di formazione, ecc.

3. Urgente e non importante - come messaggi sporadici dalla tua casella di posta e "iscriviti alle date di scadenza" per le riunioni del club.

4. Non urgente e non importante - come conversazioni di dieci minuti da parte del distributore automatico, controllo del calcio fantasy, ecc.

(Ovviamente, dovresti passare la maggior parte della giornata possibile nella prima categoria.)

Delegato, Delegato, Delegato

Questo è ciò che ti separerà dal pacchetto man mano che avanzi nell'organizzazione. Gestisci attività che solo tu puoi eseguire. Man mano che affini le tue capacità di gestione del tempo, presto ti verranno assegnati dei rapporti diretti. Assegna compiti che non ti servono per gestirti il ​​più possibile. Dovresti fare solo le cose che richiedono assolutamente la tua attenzione o competenza.

Non gestire la tua personalità

I professionisti della finanza dovrebbero possedere capacità di gestione del tempo, ma dovrebbero anche avere rapporti e buona volontà con i colleghi interni e la comunità esterna. Concentrarsi esclusivamente sul tempo può farti sembrare abrasivo, il che rimanderà molte persone quando sono intorno a te, anche in contesti di sviluppo sociale e aziendale. Se non stai attento, andrai in giro a pensare di essere il guru della gestione del tempo, ma sarai totalmente inconsapevole del marchio "social idiot" sulla tua fronte.

Le capacità di comunicazione, leadership e sviluppo del business sono importanti tanto quanto le capacità di gestione del tempo. Man mano che i professionisti della finanza passano alle loro carriere, le sole capacità di gestione del tempo da sole non saranno più sufficienti per aiutarli a raggiungere il livello successivo (cioè il livello esecutivo).

La linea di fondo

Se apprezzi la tua vita, apprezzi il tuo tempo. La vita lavorativa è un sottocomponente del quadro più ampio della tua vita - il livello di contributo e servizio che puoi fornire agli altri dipende dalla tua capacità di sfruttare al massimo il tempo finito assegnato a te. Ricorda: sono le cose importanti che il tuo datore di lavoro si aspetta che ti consegni in questo senso. Il tuo datore di lavoro non si preoccuperà molto di tutto il resto, e nemmeno tu dovresti.

(Per di più, leggi Efficienza finanziaria: la guida dell'analista alla gestione del tempo.)