Sei conforme ERISA? Segui questo elenco di controllo

Molte aziende offrono una qualche forma di piano pensionistico qualificato e, nel farlo, rientrano negli orientamenti di governance del Employee Retirement Income Security Act del 1974 (ERISA). ERISA stabilisce linee guida e standard minimi progettati per proteggere i dipendenti delle società del settore privato che partecipano a piani previdenziali e previdenziali. Le aziende che gestiscono un piano pensionistico qualificato che non sono pienamente conformi all'ERISA potrebbero essere soggette a costose penalità.

Se il piano pensionistico dei dipendenti fornisce un reddito pensionistico futuro o consente ai dipendenti di differire i guadagni per la pensione, si tratta di un piano ERISA. In qualità di datore di lavoro che fornisce questi benefici del piano ERISA, sei anche considerato da ERISA un fiduciario nominato che si assume la responsabilità di amministrare questi piani e, allo stesso modo, la responsabilità se i tuoi piani non sono conformi alle linee guida e agli standard stabiliti da ERISA.

Conformarsi con ERISA

Il rispetto dei requisiti di conformità ERISA non deve essere eccessivamente oneroso. Mentre ci sono molti requisiti, un buon amministratore di terze parti (TPA) può farsi carico di gran parte dell'onere. Molti dei requisiti sono determinati dal calendario e richiedono moduli di archiviazione entro termini specifici. Queste date di scadenza formano una lista di controllo che può essere gestita da un TPA o da una persona del personale delle risorse umane. Altri requisiti devono essere soddisfatti su base ad hoc, a seconda delle circostanze.

Elenco di controllo del calendario ERISA

La gestione dei piani 401 (k) comporta l'esecuzione di determinati compiti di conformità ERISA secondo un programma annuale. Questi sono i compiti più comuni che dovrebbero far parte delle liste di controllo della maggior parte delle aziende.

Primo trimestre dell'anno del piano: fornire dichiarazioni dei benefici del quarto trimestre ai partecipanti al piano entro e non oltre 45 giorni dalla fine del trimestre. Fornire contributi del datore di lavoro dell'anno precedente per una detrazione fiscale da conteggiare nell'anno precedente.

Secondo trimestre: fornire dichiarazioni di beneficio del primo trimestre per pianificare i partecipanti. Distribuire i differimenti in eccesso effettuati nel 2015 al di sopra del limite IRC Sezione 402 (g). Per i partecipanti al piano che compiono 70 anni e mezzo nell'anno precedente, distribuire le Distribuzioni minime necessarie per il primo anno (RMD).

Terzo trimestre: fornire dichiarazioni di beneficio del secondo trimestre. Modulo di file 5500 per l'anno precedente o modulo di file 5558 per un'estensione di 2, 5 mesi. Se il documento del piano è stato modificato durante l'anno precedente, distribuire una nuova descrizione del piano di riepilogo ai partecipanti al piano. Distribuire un rapporto annuale di sintesi per l'anno precedente per pianificare i partecipanti.

Quarto trimestre: fornire dichiarazioni di beneficio del terzo trimestre. Invia avvisi applicabili ai partecipanti, incluse rate o modifiche a un piano di approdo sicuro 401 (k), Alternativa agli investimenti predefiniti qualificati (QDIA) o iscrizione automatica. Correggere eventuali fallimenti dei test ADP / ACP e pagare un'accisa del 10%.

Requisiti ERISA in corso

Alcuni requisiti ERISA sono in corso nell'ambito dell'amministrazione del piano o innescati da eventi.

Aderenza al documento del piano: assicurarsi che la gestione del piano aderisca continuamente ai termini del documento del piano. L'IRS ritiene che qualsiasi mancato rispetto rigoroso dei termini del documento del piano sia un difetto operativo che, se non risolto, può comportare la squalifica del piano.

Divulgazione della quota di partecipazione annuale: tutti i dipendenti idonei al piano, i dipendenti licenziati e i beneficiari con un saldo del conto devono ricevere una comunicazione della quota di partecipazione ogni 12 mesi.

Avviso di modifica del piano: i partecipanti devono essere informati di eventuali modifiche al piano da 30 a 90 giorni prima della data effettiva della modifica.

Opportunità di iscrizione: tutti i dipendenti che hanno soddisfatto l'età del piano e i requisiti di servizio devono avere l'opportunità di iscriversi. Dovrebbero ricevere tutti i moduli e le istruzioni necessari insieme a una descrizione del piano di riepilogo e tutte le comunicazioni dei partecipanti applicabili.

Conformità dei prestiti: assicurarsi che i prestiti in essere vengano rimborsati in conformità con i termini della politica del piano e la cambiale dei mutuatari.

Depositi tempestivi: assicurarsi che i differimenti dei dipendenti e i pagamenti dei prestiti siano depositati in tempo, in genere contemporaneamente ai depositi fiscali sui salari.

Effettuare le pulizie trimestrali: incassare i saldi dei piccoli conti per i dipendenti licenziati. Elaborare le impostazioni predefinite del prestito e utilizzare eventuali perdite non allocate.

Sebbene la maggior parte di questi requisiti possa essere gestita da un TPA, lo sponsor del piano datore di lavoro ha il dovere fiduciario di garantire che siano soddisfatti e eseguiti correttamente.