Conferma negativa
La conferma negativa è una lettera o un documento che richiede che il destinatario risponda al mittente solo se si è verificato un problema con il contenuto del messaggio o il destinatario ha voluto rinunciare all'evento che la lettera aveva indirizzato.
Le lettere di conferma negative possono essere utilizzate in molti tipi di situazioni aziendali e sono spesso utilizzate nel settore dei servizi finanziari. Lo scopo della comunicazione è ridurre il numero di risposte in arrivo che un'organizzazione riceve in risposta a una lettera inviata alla sua base di clienti. In una situazione di comunicazione negativa di conferma o consenso negativo, la società o l'entità che invia il messaggio riceve risposte solo dai voti "no", al contrario delle risposte di tutti indipendentemente dalla loro opinione.
Comprensione di una conferma negativa
Le conferme negative sono spesso utilizzate dai revisori e riguardano un documento inviato a un campione dei clienti di una società, chiedendo loro di rispondere solo se riscontrano una discrepanza tra i loro libri e il conto registrato nel bilancio della società oggetto della revisione. La conferma negativa viene in genere utilizzata quando i controlli contabili di una società hanno storicamente avuto pochissimi errori e sono quindi considerati forti. Alla società viene chiesto di ricontrollare i numeri e confermare solo in caso di discrepanza.
L'invio di una conferma negativa anziché una conferma positiva, che richiede una risposta, può far risparmiare tempo che verrebbe speso per rintracciare le risposte e dare seguito a destinatari che non rispondono. La conferma negativa è semplicemente un modo per un commercialista di assicurarsi che entrambe le società riportino gli stessi numeri.
Key Takeaways
- La conferma negativa è una lettera o un documento che richiede che il destinatario risponda al mittente solo se si è verificato un problema con il contenuto del messaggio o il destinatario ha voluto rinunciare all'evento che la lettera aveva indirizzato.
- Le lettere di conferma negativa sono spesso utilizzate nel settore dei servizi finanziari, inclusi i contabili che desiderano verificare le informazioni finanziarie di un cliente.
- Le conferme negative aiutano a ridurre il numero di risposte in arrivo che un'organizzazione riceve in risposta a una lettera inviata alla sua base di clienti.
Esempi di conferme negative
Le conferme negative hanno molte applicazioni che includono sia ragionieri che società di servizi finanziari.
Piani pensionistici dei dipendenti
Le lettere di conferma negative vengono spesso inviate con piani 401 (k) che hanno una funzione di escalation automatica. Con l'escalation automatica, la percentuale della busta paga di un dipendente che ha contribuito a ciascun periodo di retribuzione viene automaticamente aumentata ogni anno.
L'intento di questo tasso di risparmio in aumento automatico è di aiutare le persone a risparmiare più soldi per la pensione. Circa un mese prima che si verifichi l'escalation, il registratore invia una conferma negativa o una lettera di consenso negativo. La lettera informa il partecipante che l'escalation del contributo avverrà a meno che il partecipante non contatta il registratore 401 (k) e opta dall'aumento per mantenere l'attuale tasso di contribuzione.
Contabilità per le entrate
Una richiesta negativa può essere utilizzata anche per tenere conto delle vendite presso un produttore di automobili. Secondo i libri, il produttore ha venduto 200 auto alla concessionaria per un totale di $ 6 milioni di entrate. La lettera di conferma negativa affermerebbe che se la cifra di $ 6 milioni era accurata, non è necessario rispondere. Tuttavia, se l'importo delle entrate fosse di soli $ 5 milioni, il produttore dovrebbe notificare al contabile la discrepanza nei libri della concessionaria.
Le conferme negative sono un modo professionale per dire "non rispondermi se non c'è un problema".
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