Giornale di erogazione di contanti

Un diario di pagamento in contanti è un registro tenuto dai contabili interni di tutte le spese finanziarie effettuate da una società prima che siano registrate nella contabilità generale. Le riviste di erogazione di contanti svolgono una serie di funzioni, come una fonte per la registrazione delle cancellazioni fiscali e la categorizzazione di altre spese. Questo diario funziona essenzialmente come un libro mastro per tutti gli scopi pratici.

Annullamento di un giornale di erogazione in contanti

Tutti gli acquisti effettuati in contanti sono registrati nel giornale di erogazione. I periodici di erogazione di contanti possono registrare vari tipi di spese assegnando un codice a ciascun tipo di spesa o registrando le varie spese in colonne diverse. Queste riviste vengono riconciliate (di solito mensilmente) con conti di contabilità generale, che vengono quindi utilizzati per creare bilanci per periodi contabili regolari. Le riviste sono gestite in pacchetti software di contabilità e conterranno le seguenti informazioni di base: data di erogazione, numero di controllo, tipo di transazione, importo, beneficiario e nota.

A seconda della particolare attività, potrebbero essere necessarie colonne aggiuntive per fornire dettagli importanti per le voci di esborso. Ad esempio, se un'azienda acquista forniture all'ingrosso, potrebbe ricevere uno sconto. Una colonna separata per l'importo dello sconto ricevuto sarebbe utile. Il gestore del journal deve essere molto attento ai dettagli e al di sopra di ogni transazione per mantenere un journal adeguato. È anche buona norma istituire controlli interni in modo tale che il denaro non venga indirizzato in modo errato o sottratto. Tali controlli interni potrebbero assumere la forma di verifica di grandi importi erogati o di tracciamento dei modelli di pagamento per individuare attività insolite.

Oltre al suo utilizzo per le voci di contabilità generale nella preparazione formale dei libri di una società, il giornale di erogazione di contanti può fornire informazioni ai proprietari nelle loro attività di gestione della liquidità: quanto è andato verso l'inventario quel mese, quanto per i salari, quanto per i leasing e l'affitto, quanto per i servizi esterni, ecc. La rivista diventa una buona risorsa per guidare le future decisioni di erogazione di denaro.

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