Gestione delle transazioni digitali (DTM)
Il Digital Transaction Management (DTM) utilizza sistemi informatici anziché cartacei per gestire gli accordi commerciali in modo rapido, accurato e sicuro. DTM è un servizio basato su cloud digitale al 100% che accelera il processo di firma dei contratti e riduce il numero di errori che possono essere commessi lungo il percorso poiché i documenti possono essere firmati e trasmessi istantaneamente online anziché dover essere stampati, firmati fisicamente, scansionato e inviato via email o restituito per posta.
Breaking Down Digital Transaction Management (DTM)
La tecnologia DTM crea firme digitali altamente sicure e autenticate, rendendole più legalmente applicabili rispetto alle firme tradizionali. Inoltre, poiché è basato su cloud, DTM consente alle aziende di accedere ai documenti chiave e fare affari sempre e ovunque e su qualsiasi dispositivo.
Vantaggi della gestione delle transazioni digitali
DTM offre vantaggi alle organizzazioni riducendo i tempi di transazione e migliorando l'esperienza del cliente. Lo standard di settore per DTM si chiama xDTM e ha requisiti di privacy, sicurezza, universalità, scalabilità, disponibilità, esecutività, apertura e conformità. I Chief Information Officer (CIO) e i dirigenti di aziende come DocuSign, Microsoft, FedEx, Intel e UPS aiutano a gestire questo standard. DTM richiede agli esperti del settore di creare e implementare le migliori pratiche per i professionisti in diversi settori, dai medici agli avvocati agli impiegati pubblici. Ad esempio, quando il DTM viene utilizzato in un ambiente sanitario, lo standard sulla privacy potrebbe essere fondamentale, mentre in ambito finanziario, lo standard di sicurezza potrebbe ottenere la fatturazione massima.
Ogni aspetto di un'azienda può trarre vantaggio dai DTM.
- Nelle vendite, può essere utilizzato per accordi di compensazione, accordi di riferimento, nuove registrazioni di clienti e accordi di termini e condizioni.
- I dipartimenti delle risorse umane possono usarlo per nuove pratiche di assunzione, accordi di non divulgazione e moduli sui salari.
- I dipartimenti finanziari possono utilizzarlo per l'elaborazione delle fatture, il trasferimento di beni e i conti di vecchiaia.
- In IT, può essere utilizzato per l'autorizzazione alla gestione degli accessi e alla manutenzione.
- I team legali possono utilizzare DTM per la gestione dei contratti e la conformità interna.
- Il personale addetto agli acquisti può utilizzarlo per ordini di acquisto e dichiarazioni di lavoro.
Gestione delle transazioni digitali in pratica
Le aziende possono adottare più facilmente il DTM se cambiano i loro processi cartacei esistenti in processi completamente digitali dall'inizio alla fine. I processi basati su carta, sebbene più familiari e comodi per molti utenti, non sono così sicuri o affidabili come pensano alcuni utenti. I documenti cartacei possono andare persi, non sono molto sicuri e possono essere difficili da controllare. Una società può scegliere di implementare DTM in un singolo reparto o implementarlo a livello aziendale.
DocuSign, Adobe e VASCO Data Security (precedentemente Silanis) sono tre attori principali nel mercato dei DTM. Tutti specializzati in firme digitali. Altre importanti aziende DTM includono Box, che fornisce cloud storage, collaborazione in team e automazione del flusso di lavoro per le aziende; Fluix, che archivia i file, facilita la collaborazione dei documenti e converte i documenti cartacei in file digitali, oltre a offrire firme elettroniche; e MiForms, che aiuta i dipendenti a raccogliere dati, GPS, foto, codici a barre e firme sul campo. Esistono diverse altre società DTM, pertanto i potenziali utenti dovrebbero eseguire un confronto tra costi e funzionalità, che cambiano frequentemente. Alcune aziende si rivolgono alle piccole imprese mentre altre si concentrano su soluzioni a livello aziendale. Un modo pratico per vagliare i fornitori è vedere chi elencano come clienti.
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