Compilazione del modulo W-9

Se lavori come libero professionista o appaltatore indipendente, la maggior parte dei tuoi clienti dovrebbe chiederti di compilare il modulo IRS W-9, il numero di identificazione del richiedente e la certificazione. Questo modulo aiuta le aziende a ricevere informazioni chiave dai loro fornitori al fine di preparare i resi di informazioni per l'IRS. Le aziende devono presentare i resi di informazioni utilizzando il modulo 1099-MISC ogni volta che pagano un libero professionista o un appaltatore indipendente per un totale di almeno $ 600 durante l'anno (vedere Lo scopo dei moduli 1099 ).

I tuoi clienti useranno le informazioni sul tuo W-9 per inserire il tuo nome, ragione sociale, indirizzo e numero di identificazione del contribuente (TIN) sul 1099-MISC che archiviano su di te. Invieranno una copia di 1099-MISC all'IRS e un'altra copia a fine gennaio, dopo la fine dell'anno fiscale.

Altre circostanze per le quali potrebbe essere richiesto di compilare un W-9 includono:

• alcune transazioni immobiliari
• interessi ipotecari pagati
• acquisizione o abbandono della proprietà protetta
• cancellazione del debito
• contributi a un regime pensionistico individuale (IRA)

(Per ulteriori informazioni sui suoi usi - e quando dovresti mettere in discussione la necessità di firmarne uno - leggi Lo scopo del modulo W-9 .)

Istruzioni dettagliate

Il modulo W-9 è uno dei moduli IRS più facili da completare, ma se i moduli fiscali ti rendono nervoso, non preoccuparti. Ti guideremo attraverso il modo corretto di completarlo.

Passaggio 1: inserisci il tuo nome come mostrato nella dichiarazione dei redditi. Facile vero?

Passaggio 2: inserisci il nome della tua attività commerciale o il nome "entità ignorata", se diverso dal nome inserito per il passaggio 1. Ad esempio, potresti essere una ditta individuale, ma per scopi di marketing, non usi il tuo nome personale come Nome commerciale; invece, stai “facendo affari come” un altro nome. Inserire qui quel nome. Per quanto riguarda la parte di entità ignorata, se non sai di cosa si tratta, probabilmente non lo sei. Il tipo di entità non considerato più comune è una società a responsabilità limitata con un unico socio. Le imprese individuali e le società di capitali non sono mai classificate come entità ignorate.

Fase 3: che tipo di entità aziendale sei per la classificazione fiscale federale: ditta individuale, società di persone, società di capitali, società di capitali, società fiduciaria / immobiliare, società a responsabilità limitata o "altro"? Seleziona la casella appropriata. Se non sei sicuro, probabilmente sei una ditta individuale, perché avresti dovuto depositare molte scartoffie per diventare una delle altre entità.

Passaggio 4: esenzioni. È probabile che lascerai queste caselle vuote. Ecco un paio di eccezioni:

1. I beneficiari che sono esenti dalla ritenuta alla fonte, come le società (nella maggior parte dei casi), potrebbe essere necessario inserire un codice nella casella "Codice beneficiario esente". Le istruzioni del modulo W-9 elencano i beneficiari esenti, i loro codici e i tipi di pagamenti per i quali questi codici dovrebbero essere utilizzati. Le società che compilano un W-9 per ricevere pagamenti di interessi o dividendi, ad esempio, inseriscono il codice "5."

2. I beneficiari che sono esenti da segnalazioni ai sensi della Legge sulla conformità fiscale dei conti esteri (FATCA) potrebbero dover inserire un codice nella casella "Esenzione dal codice di segnalazione FATCA". Nessuna di queste caselle si applicherà al tipico appaltatore indipendente o libero professionista.

Passaggio 5: inserisci il tuo indirizzo, città, provincia e codice postale. Cosa succede se il tuo indirizzo di casa è diverso dal tuo indirizzo commerciale? Quale indirizzo fornire nel modulo W-9? Utilizzare l'indirizzo che verrà utilizzato nella dichiarazione dei redditi. Ad esempio, se sei un unico proprietario che affitta spazi per uffici, ma inoltri la dichiarazione dei redditi utilizzando il tuo indirizzo di casa, inserisci il tuo indirizzo di casa nel modulo W-9 in modo che l'IRS non avrà problemi ad abbinare i tuoi 1099 con il tuo modulo 1040 .

Passaggio 6: in questo passaggio facoltativo, è possibile fornire il nome e l'indirizzo del richiedente. Potresti voler compilare questa casella per tenere traccia di chi hai fornito il tuo numero di identificazione fiscale.

Step 7: L'IRS chiama questa sezione Parte I, che deve farti domandare quali fossero tutti quei passaggi che hai appena completato. Qui, devi fornire il numero di identificazione fiscale della tua attività, che sarà il tuo numero di previdenza sociale (SSN) individuale se sei una ditta individuale, o il numero di identificazione del tuo datore di lavoro (EIN) se sei un altro tipo di attività. Ora, alcune imprese individuali hanno anche EIN, ma l'IRS preferisce che le imprese individuali utilizzino i loro SSN sul modulo W-9. Ancora una volta, così facendo sarà più facile abbinare qualsiasi 1099 che ricevi con la tua dichiarazione dei redditi, che dovrai archiviare sotto il tuo SSN.

Cosa succede se la tua azienda è nuova e non ha un EIN? Puoi ancora compilare il modulo W-9. L'IRS dice che dovresti fare domanda per il tuo numero e scrivere "richiesto" nello spazio per il TIN. Ti consigliamo di ottenere questo numero il più rapidamente possibile perché, fino a quando non lo fai, sarai soggetto a ritenuta alla fonte. Puoi richiedere un EIN sul sito web dell'IRS. Vedere le istruzioni di seguito per il passaggio 8, parte II, per ulteriori informazioni sulla sospensione del backup.

Passaggio 8: Nella parte II, è necessario attestare la veridicità di tutte le informazioni prima di poter firmare il modulo W-9. Mentire intenzionalmente su un modulo fiscale potrebbe significare che dovrai pagare una multa o andare in prigione; l'IRS non scherza. Prima di firmare il modulo W-9, ecco le affermazioni che devi certificare sono vere, pena la falsa testimonianza:

1. Il numero indicato in questo modulo è il mio numero di identificazione del contribuente corretto (o sto aspettando che mi venga rilasciato un numero).

Se stai pensando di utilizzare un codice fiscale "rubato", rubato o inventato, pensaci due volte prima di mentire sotto giuramento.

2. Non sono soggetto a ritenuta alla fonte perché: (a) Sono esente dalla ritenuta alla fonte, oppure (b) non sono stato informato dall'Internal Revenue Service (IRS) che sono soggetto a ritenuta alla fonte a seguito di un mancata segnalazione di tutti gli interessi o dividendi, oppure (c) l'IRS mi ha comunicato che non sono più soggetto a ritenuta alla fonte.

La maggior parte dei contribuenti è esente dalla ritenuta alla fonte. Se non hai idea di cosa stia parlando qui l'IRS, probabilmente sei esente. Se non sei esente, l'IRS ti avrà notificato e la società che ti paga deve sapere perché è tenuto a trattenere l'imposta sul reddito dalla tua retribuzione ad un tasso forfettario del 28% e inviarlo all'IRS. Per inciso, ora conosci un'altra buona ragione per non tradire la tua dichiarazione dei redditi: potresti doverlo dire a un futuro cliente e questo potrebbe far riflettere la società due volte su di te. L'articolo (c) dice sostanzialmente che se una volta eri soggetto a ritenuta alla fonte ma non lo sei più, nessuno deve saperlo.

3. Sono un cittadino americano o altra persona statunitense.

Se sei un alieno residente, sei in chiaro. L'IRS considera inoltre quanto segue una "persona statunitense": una società di persone, una società, un'associazione o un'associazione creata o organizzata negli Stati Uniti o in base alle leggi degli Stati Uniti; una tenuta domestica; e una fiducia domestica. Se la tua azienda è una società con un partner straniero, si applicano regole speciali; leggi su di loro nelle istruzioni per formare W-9. Se non sei un cittadino statunitense, potrebbe essere necessario compilare il modulo W-8 o il modulo 8233.

4. I codici FATCA inseriti nel presente modulo (se presenti) che indicano che sono esente dalla segnalazione FATCA sono corretti.

Probabilmente non dovrai preoccuparti di questo, che ha a che fare con la legge sulla conformità fiscale degli account esteri.

Pochi altri punti prima di firmare

Il modulo W-9 ti dice di cancellare la voce 2 sopra se sei stato informato dall'IRS che sei attualmente soggetto a ritenuta d'acconto perché non hai riportato tutti gli interessi e i dividendi sulla tua dichiarazione dei redditi.

Puoi cancellare il punto 2 se stai compilando il modulo W-9 in connessione con una transazione immobiliare. L'articolo 2 non si applica in questo caso, quindi non importa se sei soggetto a ritenuta alla fonte.

Ora, se leggi attentamente la stampa fine nelle istruzioni del W-9, sembra che la maggior parte delle persone non sia tenuta a firmare questo modulo. Generalmente ti viene richiesto di firmarlo solo se l'IRS ti ha comunicato che in precedenza hai fornito un codice TIN errato. A parte gli aspetti tecnici, tuttavia, la persona che ti ha chiesto di compilare il modulo W-9 probabilmente lo considererà incompleto o non valido se non lo hai firmato, e buona fortuna cercando di convincerli altrimenti.

Restituzione del modulo

Restituisci il modulo compilato W-9 all'azienda che ti ha chiesto di compilarlo. Idealmente, lo consegnerai di persona per limitare l'esposizione al furto di identità, ma questo metodo spesso non è pratico. La posta è considerata relativamente sicura. Se è necessario inviare il modulo tramite e-mail, è necessario crittografare sia il documento che il messaggio e-mail e verificare tre volte di disporre dell'indirizzo e-mail corretto del destinatario prima di inviare il messaggio. I servizi gratuiti sono disponibili online per aiutarti a farlo, ma controlla la loro reputazione prima di affidarti ai tuoi documenti.

La linea di fondo

Fornire informazioni accurate sul modulo W-9 contribuirà a garantire che i pagamenti ricevuti - o altre transazioni che richiedono questo modulo - siano correttamente segnalati all'IRS. Se non sei sicuro di alcuni elementi, come la corretta classificazione della tua attività, consulta il tuo commercialista o altro consulente finanziario.