Come registrare il chilometraggio per le tasse in 8 semplici passaggi

Una persona tenuta alla guida per motivi di lavoro è autorizzata a detrarre un chilometraggio dalla sua dichiarazione dei redditi federale dopo aver soddisfatto determinati criteri. Inoltre, le persone che sfruttano questa opportunità devono documentare i viaggi ed essere pronti a presentare prove a sostegno di come viene calcolata la detrazione. Se tali obblighi sono soddisfatti, il contribuente gode del vantaggio di avere una riduzione dell'imposta sul reddito.

1. Qualificati per la riduzione delle miglia

Prima di registrare le informazioni per una potenziale detrazione di miglia, è necessario soddisfare determinati criteri per trarne vantaggio. Un contribuente può prendere la detrazione del chilometraggio per i viaggi dall'ufficio a un sito di lavoro, dall'ufficio a una seconda sede di attività o per la guida a commissioni legate all'attività. Inoltre, un contribuente può includere viaggi effettuati incontro con i clienti, andare in aeroporto, visitare i clienti per affari o cercare un nuovo lavoro nello stesso settore.

2. Determinare il metodo di calcolo

Un contribuente può scegliere tra due alternative di contabilizzazione dell'importo della detrazione del chilometraggio. I due metodi variano, poiché non è necessario il mantenimento di un registro di chilometraggio. Se un contribuente sceglie di prendere la detrazione di miglia standard, deve solo tenere un registro delle miglia qualificate guidate. Se decide di detrarre le spese effettive del veicolo per l'anno, deve conservare tutte le ricevute e la documentazione pertinente relativa alle spese addebitate per il veicolo.

3. Registrare il contachilometri all'inizio dell'anno fiscale

L'Internal Revenue Service (IRS) richiede che un contribuente registri il contachilometri dei veicoli commerciali all'inizio dell'anno fiscale. Queste informazioni sono documentate nel modulo 2106. Se il veicolo viene acquistato durante l'anno e non è nuovo, il contribuente deve registrare la lettura del contachilometri dal primo giorno in cui è stato distribuito.

4. Mantieni registro di guida (se necessario)

Se un contribuente sceglie la detrazione di miglia standard, deve tenere un registro delle miglia guidate. L'IRS richiede il mantenimento di informazioni specifiche o potrebbe essere soggetta a squalifica dall'assunzione della detrazione. All'inizio di ogni viaggio, il contribuente segna la lettura del contachilometri del veicolo ed elenca lo scopo, la posizione iniziale, la posizione finale e la data del viaggio. Al termine del viaggio, nota la lettura del contachilometri finale e sottrae questa cifra dalla lettura iniziale per trovare il chilometraggio totale per il viaggio. Il registro di guida deve essere mantenuto in modo tempestivo con dettagli specifici, poiché non sono consentiti stime e arrotondamenti.

5. Mantenere il registro delle ricevute (se necessario)

Se un contribuente sceglie l'effettiva detrazione delle spese, non è tenuta a conservare un registro delle miglia. Invece, deve conservare copie delle ricevute e della documentazione pertinenti. Ogni documento deve includere la data, l'importo in dollari del servizio o del servizio acquistato e le informazioni relative all'effettivo bene o servizio fornito.

6. Registrare il contachilometri alla fine dell'anno fiscale

Alla fine dell'anno fiscale, il contribuente registra la lettura del contachilometri finale. Questa cifra viene utilizzata insieme alla lettura del contachilometri all'inizio dell'anno per calcolare le miglia totali percorse in macchina per l'anno. Le informazioni, inclusa la percentuale di miglia percorse a fini commerciali, sono richieste nel modulo 2106.

7. Registrare il chilometraggio sulla dichiarazione dei redditi

Alla conclusione dell'anno fiscale, un contribuente elenca l'importo totale delle miglia guidate sul modulo 2106, riga 13. Questa cifra è calcolata dall'aliquota di miglia standard per l'anno per determinare l'importo deducibile in dollari. In alternativa, può organizzare le entrate delle spese effettive in gruppi, tra cui benzina, petrolio, riparazioni, assicurazioni, noleggio di veicoli e ammortamenti.

8. Conservare la documentazione

Un contribuente deve conservare la documentazione relativa a una detrazione di miglia per almeno tre anni. Se all'IRS viene richiesta la documentazione per comprovare i calcoli della detrazione del chilometraggio, il contribuente deve conservare una copia dei registri prima di disperdere le informazioni alle autorità fiscali. Per ridurre al minimo il rischio di perdita di informazioni, dovrebbe mantenere un registro fisico separato per ciascun anno fiscale separato.