Introduzione ai sistemi di informazione contabile - AIS

Un sistema informativo contabile (AIS) è una struttura utilizzata da un'azienda per raccogliere, archiviare, gestire, elaborare, recuperare e comunicare i propri dati finanziari in modo che possano essere utilizzati da ragionieri, consulenti, analisti aziendali, dirigenti, amministratori finanziari (CFO), revisori, regolatori e agenzie fiscali.

Ragionieri appositamente formati collaborano in modo approfondito con AIS per garantire il massimo livello di precisione nelle transazioni finanziarie e nella tenuta di registri di un'azienda, nonché rendere i dati finanziari facilmente disponibili per coloro che hanno legittimamente bisogno di accedervi, il tutto mantenendo intatti e sicuri i dati .

I sistemi di informazione contabile generalmente consistono di sei componenti principali: persone, procedure e istruzioni, dati, software, infrastruttura informatica e controlli interni. Diamo un'occhiata a ciascun componente in dettaglio.

Introduzione ai sistemi di informazione contabile

1. Persone AIS

Le persone in un AIS sono semplicemente gli utenti del sistema. I professionisti che potrebbero aver bisogno di utilizzare l'AIS di un'organizzazione includono commercialisti, consulenti, analisti aziendali, dirigenti, responsabili finanziari e revisori. Un AIS aiuta i diversi dipartimenti all'interno di un'azienda a lavorare insieme.

Ad esempio, la direzione può stabilire obiettivi di vendita per i quali il personale può quindi ordinare la quantità appropriata di inventario. L'ordine di inventario notifica al reparto contabilità un nuovo debito. Quando vengono effettuate le vendite, i venditori possono inserire gli ordini dei clienti, la contabilità può fatturare i clienti, il magazzino può assemblare l'ordine, il reparto spedizioni può inviarlo e il reparto contabilità viene avvisato di un nuovo credito. Il servizio clienti può quindi tracciare le spedizioni dei clienti e il sistema può creare rapporti sulle vendite per la gestione. I manager possono anche visualizzare i costi di inventario, i costi di spedizione, i costi di produzione e così via.

Con un AIS ben progettato, chiunque all'interno di un'organizzazione autorizzata a farlo può accedere allo stesso sistema e ottenere le stesse informazioni. Un AIS semplifica anche la trasmissione di informazioni a persone esterne all'organizzazione, quando necessario.

Ad esempio, i consulenti potrebbero utilizzare le informazioni in un AIS per analizzare l'efficacia della struttura dei prezzi dell'azienda esaminando i dati di costo, i dati di vendita e le entrate. Inoltre, i revisori possono utilizzare i dati per valutare i controlli interni di una società, le condizioni finanziarie e la conformità con il Sarbanes-Oxley Act (SOX).

L'AIS dovrebbe essere progettato per soddisfare le esigenze delle persone che lo useranno. Il sistema dovrebbe anche essere facile da usare e dovrebbe migliorare, non ostacolare l'efficienza.

2. Procedure e istruzioni

La procedura e le istruzioni di un AIS sono i metodi che utilizza per raccogliere, archiviare, recuperare ed elaborare i dati. Questi metodi sono sia manuali che automatizzati. I dati possono provenire sia da fonti interne (es. Dipendenti) sia da fonti esterne (es. Ordini online dei clienti). Le procedure e le istruzioni saranno codificate nel software AIS e dovrebbero anche essere "codificate" nei dipendenti attraverso la documentazione e la formazione. Per essere efficaci, le procedure e le istruzioni devono essere seguite in modo coerente.

3. Dati AIS

Per archiviare informazioni, un AIS deve avere una struttura di database come il linguaggio di query strutturato (SQL), un linguaggio di computer comunemente usato per i database. L'AIS avrà inoltre bisogno di varie schermate di input per i diversi tipi di utenti del sistema e di immissione dei dati, nonché di diversi formati di output per soddisfare le esigenze dei diversi utenti e vari tipi di informazioni.

I dati contenuti in un AIS sono tutte le informazioni finanziarie pertinenti alle pratiche commerciali dell'organizzazione. Tutti i dati aziendali che incidono sulle finanze dell'azienda devono essere inseriti in un AIS.

Il tipo di dati inclusi in un AIS dipenderà dalla natura dell'azienda, ma può consistere in quanto segue:

• ordini di vendita
• dichiarazioni di fatturazione cliente
• rapporti di analisi delle vendite
• richieste di acquisto
• fatture fornitore
• controllare i registri
• libro mastro generale
• dati di inventario
• informazioni sui salari
• cronometraggio
• informazioni fiscali

Questi dati possono quindi essere utilizzati per preparare rendiconti e relazioni contabili, quali l'invecchiamento dei crediti, i piani di ammortamento, il bilancio di verifica, i profitti e le perdite e così via. La presenza di tutti questi dati in un unico posto, nell'AIS, facilita le attività di archiviazione, rendicontazione, analisi, audit e processo decisionale di un'azienda. Perché i dati siano utili, devono essere completi, corretti e pertinenti.

D'altro canto, esempi di dati che non verrebbero inseriti in un AIS includono memo, corrispondenza, presentazioni e manuali. Questi documenti potrebbero avere una relazione tangenziale con le finanze della società, ma, escluse le note a piè di pagina standard, non fanno realmente parte della tenuta dei registri finanziari della società.

4. Software AIS

Il componente software di un AIS sono i programmi informatici utilizzati per archiviare, recuperare, elaborare e analizzare i dati finanziari dell'azienda. Prima che esistessero i computer, un AIS era un sistema manuale basato su supporto cartaceo, ma oggi la maggior parte delle aziende utilizza il software del computer come base dell'AIS. Le piccole imprese potrebbero usare i Quickbook di Intuit o Sage 50 Sage's Accounting, ma ce ne sono altri. Le piccole e medie imprese potrebbero utilizzare Business One di SAP. Le aziende di medie e grandi dimensioni potrebbero utilizzare Microsoft Dynamics GP, MAS 90 o MAS 200 di Sage Group, PeopleSoft di Oracle o Epicor Financial Management.

Qualità, affidabilità e sicurezza sono componenti chiave di un efficace software AIS. I manager fanno affidamento sulle informazioni fornite per prendere decisioni per l'azienda e hanno bisogno di informazioni di alta qualità per prendere decisioni valide.

I programmi software AIS possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze specifiche di diversi tipi di attività. Se un programma esistente non soddisfa le esigenze di un'azienda, il software può anche essere sviluppato internamente con input sostanziali da parte degli utenti finali o può essere sviluppato da una società di terze parti appositamente per l'organizzazione. Il sistema potrebbe persino essere esternalizzato a una società specializzata.

Per le società quotate in borsa, indipendentemente dal programma software e dalle opzioni di personalizzazione che l'azienda sceglie, le normative Sarbanes-Oxley detteranno in una certa misura la struttura dell'AIS. Ciò è dovuto al fatto che i regolamenti SOX stabiliscono controlli interni e procedure di revisione cui le società pubbliche devono conformarsi.

5. Infrastruttura IT

L'infrastruttura informatica è solo un nome di fantasia per l'hardware utilizzato per far funzionare il sistema informativo contabile. La maggior parte di questi elementi hardware che un'azienda dovrebbe avere comunque, inclusi computer, dispositivi mobili, server, stampanti, dispositivi di protezione da sovratensioni, router, supporti di archiviazione e, eventualmente, alimentazione di backup. Oltre ai costi, i fattori da considerare nella selezione dell'hardware includono velocità, capacità di archiviazione e se può essere espanso e aggiornato.

Forse ancora più importante, l'hardware selezionato per un AIS deve essere compatibile con il software previsto. Idealmente, non sarebbe solo compatibile, ma ottimale: un sistema ingombrante sarebbe molto meno utile di uno veloce. Un modo in cui le aziende possono facilmente soddisfare i requisiti di compatibilità hardware e software è acquistando un sistema chiavi in ​​mano che include sia l'hardware che il software di cui l'azienda ha bisogno. L'acquisto di un sistema chiavi in ​​mano significa, in teoria, che l'azienda otterrà una combinazione ottimale di hardware e software per il suo AIS.

Un buon AIS dovrebbe includere anche un piano per la manutenzione, l'assistenza, la sostituzione e l'aggiornamento dei componenti del sistema hardware, nonché un piano per lo smaltimento di hardware rotto e obsoleto in modo che i dati sensibili vengano completamente distrutti.

6. Controlli interni

I controlli interni di un AIS sono le misure di sicurezza che contiene per proteggere i dati sensibili. Questi possono essere semplici come password o complessi come l'identificazione biometrica. Un AIS deve disporre di controlli interni per proteggere dall'accesso non autorizzato al computer e per limitare l'accesso agli utenti autorizzati, che include alcuni utenti all'interno dell'azienda. Deve inoltre impedire l'accesso ai file non autorizzato da parte di persone autorizzate ad accedere solo a parti selezionate del sistema.

Un AIS contiene informazioni riservate che appartengono non solo alla società ma anche ai suoi dipendenti e clienti. Questi dati possono includere numeri di previdenza sociale, informazioni sullo stipendio, numeri di carta di credito e così via. Tutti i dati in un AIS devono essere crittografati e l'accesso al sistema deve essere registrato e monitorato. Anche l'attività del sistema dovrebbe essere tracciabile.

Un AIS necessita inoltre di controlli interni che lo proteggano da virus informatici, hacker e altre minacce interne ed esterne alla sicurezza della rete. Deve inoltre essere protetto da calamità naturali e sbalzi di tensione che possono causare la perdita di dati.

Come funziona un AIS nella vita reale

Abbiamo visto come un AIS ben progettato consente alle aziende di funzionare senza problemi su base giornaliera o ne ostacola il funzionamento se il sistema è progettato in modo inadeguato. Il terzo utilizzo di un AIS è che, quando un'azienda è in difficoltà, i dati nel suo AIS possono essere utilizzati per scoprire la storia di ciò che è andato storto.

I casi di WorldCom e Lehman Brothers forniscono due esempi.

Nel 2002, i revisori interni della WorldCom Eugene Morse e Cynthia Cooper hanno utilizzato l'AIS della società per scoprire $ 4 miliardi di spese fraudolente e altre voci contabili. La loro indagine ha portato alla chiusura del direttore finanziario Scott Sullivan, nonché alla nuova legislazione - sezione 404 del Sarbanes-Oxley Act, che regola i controlli e le procedure finanziarie interne delle società.

Nell'indagare sulle cause del crollo di Lehman, una revisione del suo AIS e di altri sistemi di dati è stata una componente chiave, insieme alla raccolta e alla revisione dei documenti, oltre a interviste con i testimoni. La ricerca delle cause del fallimento della società "ha richiesto un'indagine approfondita e una revisione dei sistemi operativi, commerciali, di valutazione, finanziari, contabili e di altro tipo di Lehman", secondo il rapporto dell'esaminatore di 2.200 pagine di nove volumi.

I sistemi di Lehman forniscono un esempio di come un AIS non dovrebbe essere strutturato. Il rapporto dell'esaminatore Anton R. Valukas afferma che "Al momento della sua dichiarazione di fallimento, Lehman manteneva un patchwork di oltre 2.600 sistemi e applicazioni software ... Molti dei sistemi di Lehman erano arcani, obsoleti o non standard."

L'esaminatore ha deciso di concentrare i suoi sforzi sui 96 sistemi che sembravano più rilevanti. Questo esame ha richiesto formazione, studio, prove ed errori solo per imparare a utilizzare i sistemi.

Il rapporto di Valukas ha anche osservato che "i sistemi di Lehman erano altamente interdipendenti, ma i loro rapporti erano difficili da decifrare e non ben documentati. Ci sono voluti sforzi straordinari per districare questi sistemi per ottenere le informazioni necessarie".

(Dai un'occhiata anche al Case Study: The Collapse of Lehman Brothers. )

La linea di fondo

I sei componenti di un AIS lavorano tutti insieme per aiutare i dipendenti chiave a raccogliere, archiviare, gestire, elaborare, recuperare e comunicare i propri dati finanziari. Avere un sistema informativo contabile ben sviluppato e efficiente, efficiente e accurato, è una componente indispensabile di un'azienda di successo.

(Scopri come ottenere un lavoro in questo campo, leggi Una guida alle carriere nei sistemi di informazioni contabili .)