Virtual Data Room (VDR)
Una virtual data room (VDR), nota anche come deal room, è un repository online sicuro per l'archiviazione e la distribuzione dei documenti. In genere viene utilizzato durante il processo di due diligence che precede una fusione o acquisizione per rivedere, condividere e divulgare la documentazione dell'azienda.
Comprensione delle Data Room virtuali
Le sale dati virtuali hanno sempre più sostituito le sale dati fisiche tradizionalmente utilizzate per divulgare e condividere documenti. Con la globalizzazione degli affari e un maggiore controllo per ridurre i costi, le sale dati virtuali sono un'alternativa interessante alle sale dati fisiche. Le sale dati virtuali sono ampiamente accessibili, immediatamente disponibili e più sicure. Man mano che crescono i problemi di sicurezza e aumentano gli incidenti con violazioni, i provider VDR stanno sviluppando database più sofisticati e affidabili. Le offerte pubbliche iniziali (IPO), le operazioni di revisione contabile e le partnership o altre aziende che devono lavorare congiuntamente e condividere informazioni useranno le virtual data room.
Usi delle sale dati virtuali
Le procedure di fusione e acquisizione (M&A) sono l'uso più comune dei VDR. Questi repository forniscono un posto per la dovuta diligenza necessaria durante la conclusione dell'accordo. Queste transazioni commerciali implicano grandi quantità di documenti, molti dei quali sono riservati e contengono informazioni riservate. L'uso di un VDR è un modo sicuro e affidabile per tutte le parti interessate di rivedere e scambiare documenti mentre intraprendono le negoziazioni.
Le aziende spesso lavorano insieme per produrre e fabbricare prodotti durante la costruzione di un edificio e per offrire servizi. Formare e mantenere questi rapporti commerciali richiede contratti e la frequente trasmissione di dati. Le sale dati virtuali forniscono l'archiviazione di questi contratti e rendono facilmente disponibili i documenti necessari per il mantenimento delle partnership commerciali. Ad esempio, le modifiche apportate ai progetti di una struttura da parte di un ingegnere sono immediatamente disponibili per tutti gli appaltatori coinvolti nel progetto.
Il controllo delle pratiche, della conformità e degli account dell'azienda è una pratica comune in tutte le attività. Questo processo è spesso un problema poiché i lavoratori devono interagire con regolatori e regolatori esterni. Inoltre, oggi molte aziende hanno uffici in località remote e in tutto il mondo in vari fusi orari. L'uso di una sala dati virtuale consente a procuratori, contabili, regolatori interni ed esterni e altre parti interessate di avere un punto di accesso centralizzato. Fornire un sistema centrale riduce errori e tempi. Inoltre, garantisce trasparenza nella comunicazione. A seconda del tipo di audit, il livello di accesso e autorità varia.
Offrire un'offerta pubblica iniziale (IPO) è un compito scoraggiante che richiede una quantità inconcepibile di scartoffie. Come gli audit, la trasparenza è essenziale. Le aziende devono creare, scambiare, conservare e gestire grandi volumi di documenti. A causa della natura della transazione, la maggior parte degli utenti avrà accesso limitato, ad esempio "solo visualizzazione". È vietata la possibilità di copiare, inoltrare o stampare.
Alternativa a un VDR
Sebbene le sale dati virtuali offrano molti vantaggi, non sono adatte a tutti i settori. Ad esempio, alcuni governi potrebbero scegliere di continuare a utilizzare sale dati fisiche per scambi di informazioni altamente riservati. Il danno derivante da potenziali attacchi informatici e violazioni dei dati supera i vantaggi offerti dalle sale dati virtuali. I risultati di tali eventi potrebbero essere catastrofici se le parti minacciose accedessero a informazioni classificate. In questi casi, l'uso di un VDR non sarà considerato.
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