Petty Cash
Un piccolo fondo di cassa è una piccola quantità di denaro disponibile per pagare spese minori, come forniture per ufficio o rimborsi. Un piccolo fondo di cassa subirà periodiche riconciliazioni, con le transazioni registrate anche in bilancio. Potrebbe esserci un piccolo fondo di cassa, che può essere un cassetto o una scatola, in ogni dipartimento per le grandi aziende.
Key Takeaways
- La piccola quantità di denaro o il piccolo fondo di liquidità è una piccola quantità di denaro disponibile per pagare spese troppo ridotte per meritare la scrittura di un assegno.
- Potrebbe esserci un piccolo cassetto o scatola di contanti in ogni dipartimento per le grandi aziende.
- Un piccolo fondo in contanti può essere utilizzato per forniture per ufficio, carte per i clienti, fiori, per pagare un pranzo preparato per i dipendenti o rimborsare i dipendenti per le spese.
Capire Petty Cash
Piccole transazioni in contanti offrono praticità per piccole transazioni per le quali l'emissione di un assegno è irragionevole o inaccettabile. La piccola quantità di denaro che una società considera piccola varierà, con molte aziende che mantengono tra $ 50 e $ 200 come un piccolo fondo di cassa. Esempi di transazioni per le quali viene utilizzato un piccolo fondo di cassa sono:
- Forniture per ufficio
- Carte per i clienti
- Fiori
- Pagare per un pranzo preparato per un piccolo gruppo di dipendenti
- Rimborso a un dipendente di piccole spese legate al lavoro
I custodi di piccoli fondi in contanti sono incaricati di sovrintendere al fondo. Le funzioni di custodia comprendono generalmente l'applicazione di norme e regolamenti in materia di piccoli contanti, la richiesta di rifornimenti e la distribuzione di fondi.
considerazioni speciali
Il piccolo fondo di cassa viene riconciliato periodicamente per verificare che il saldo del fondo sia corretto. In genere, poiché il piccolo saldo di cassa scende a un livello prestabilito, il custode richiede denaro aggiuntivo dal cassiere. In questo momento, il totale di tutte le entrate viene calcolato per garantire che corrisponda ai fondi erogati dal piccolo registratore di cassa. Se sono necessari nuovi fondi, il cassiere redige un nuovo assegno per finanziare la piccola cassa e prende, in cambio, le entrate dagli acquisti che hanno esaurito il denaro.
Il processo di riconciliazione garantisce che il saldo residuo del fondo sia uguale alla differenza tra il saldo originale meno gli addebiti dettagliati su entrate e fatture. Se il saldo rimanente è inferiore a quello che dovrebbe essere, c'è una carenza. Se il saldo rimanente è superiore a quello che dovrebbe essere, c'è un eccesso. Sebbene possano esserci variazioni minori, se sbilanciate, la fonte della discrepanza dovrebbe essere identificata e corretta.
L'Internal Revenue Service (IRS) raccomanda di compilare le piccole polizze di cassa e di allegarle alle ricevute per registrare e documentare le piccole spese in contanti.
Requisiti per Petty Cash
L'uso di un piccolo fondo di cassa elude alcuni controlli interni. La disponibilità di denaro contante non significa che sia possibile accedervi per qualsiasi scopo e da chiunque. Molte società utilizzano rigorosi controlli interni per gestire il fondo. Spesso, le persone a responsabilità limitata sono autorizzate ad approvare gli esborsi e possono farlo solo per le spese relative alle attività o operazioni legittime dell'azienda.
Un piccolo cassiere potrebbe essere assegnato per emettere l'assegno per finanziare il piccolo registratore di cassa ed effettuare le registrazioni contabili appropriate. Il piccolo depositario di cassa è incaricato di distribuire i contanti e di riscuotere le ricevute per tutti gli acquisti o usi dei fondi. Man mano che il totale della piccola cassa diminuisce, le entrate dovrebbero aumentare e legarsi all'importo totale prelevato.
Avendo un piccolo cassiere in contanti e un piccolo custode in contanti, il doppio processo aiuta a proteggere i fondi e garantire che solo quelli autorizzati possano accedervi.
Registrazione di piccoli contanti
Quando è in uso un piccolo fondo di cassa, le piccole operazioni di cassa sono ancora registrate in bilancio. Non vengono effettuate registrazioni a giornale di contabilità quando gli acquisti vengono effettuati con una piccola quantità di denaro, è solo quando la banca depositaria ha bisogno di più denaro - e in cambio delle entrate, riceve nuovi fondi - che le registrazioni a giornale vengono registrate. La registrazione prima nota per dare al custode più denaro è un debito verso il piccolo fondo di cassa e un credito in contanti.
Se c'è una carenza o un eccesso, una voce della prima nota viene registrata in un account over / short. Se il piccolo fondo di cassa è finito, viene inserito un credito per rappresentare un guadagno. Se il piccolo fondo di cassa è corto, viene inserito un debito per rappresentare una perdita. Il conto in eccesso o in corto viene utilizzato per forzare l'equilibrio del fondo al momento della riconciliazione.
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