Lo scopo del modulo W-9

Le aziende utilizzano il modulo IRS W-9, Richiesta di numero identificativo del contribuente e certificazione, per ottenere informazioni dai fornitori che assumono come appaltatori indipendenti (chiamati anche liberi professionisti). Quando un'azienda paga un appaltatore $ 600 o più durante un anno fiscale, deve segnalare questi pagamenti all'Internal Revenue Service (IRS), utilizzando una dichiarazione di informazioni denominata Modulo 1099-MISC. Le aziende utilizzano il nome, l'indirizzo e il numero di previdenza sociale o il numero di identificazione fiscale che gli appaltatori forniscono nel modulo W-9 per completare tale dichiarazione di informazioni. Né il mittente né il destinatario devono inviare una copia all'IRS.

Le aziende che assumono appaltatori indipendenti non trattengono l'imposta sul reddito o pagano le tasse Medicare o di previdenza sociale per i loro appaltatori indipendenti, come fanno per i loro dipendenti. Invece, gli appaltatori sono responsabili di questi obblighi. Tuttavia, l'IRS vuole ancora sapere quanto questi appaltatori hanno ricevuto per assicurarsi che paghino le tasse che devono, e utilizza il modulo 1099-MISC per raccogliere queste informazioni. Le aziende non inviano il modulo W-9 all'IRS.

Lo scopo del modulo W-9

Informazioni necessarie sul modulo W-9

Il modulo W-9 richiede il nome del contraente indipendente, la ragione sociale (se diversa), l'entità commerciale (ditta individuale, società di persone, società di capitali, società di capitali, trust / proprietà, società a responsabilità limitata o "altro") e l'identificazione fiscale dell'impresa numero (o numero di previdenza sociale, per i proprietari individuali che non utilizzano un codice fiscale separato).

Il modulo W-9 chiede inoltre alla persona che lo compila di certificare che non sono soggetti a ritenuta alla fonte. La maggior parte dei contribuenti non lo è, ma se lo è, la società che assume l'appaltatore indipendente dovrà trattenere l'imposta sul reddito dalla retribuzione di tale appaltatore a un'aliquota forfettaria del 24% (per gli anni fiscali 2018-25) e inviarla all'IRS.

Poiché il modulo W-9 richiede l'inserimento di un codice fiscale o di un numero di previdenza sociale, sia la persona che lo compila sia la società che riceve il modulo compilato devono proteggerlo attentamente durante la trasmissione e dopo il ricevimento per proteggere dal furto di identità.

Quando non dovresti compilare un W-9

Un appaltatore indipendente che riceve un W-9 inaspettato dovrebbe esitare prima di compilarlo e verificare se il richiedente ha un motivo legittimo per richiedere questo modulo. Le istituzioni finanziarie a volte usano il modulo W-9 per richiedere informazioni a un cliente quando devono segnalare dividendi o interessi. Fai attenzione qui: l'istituto finanziario dovrebbe probabilmente già avere il tuo codice fiscale da quando hai aperto il conto.

Un'altra situazione in cui dovresti esitare prima di compilare il modulo W-9 è se la società che ti chiede di farlo è il tuo datore di lavoro e dovresti essere classificato come dipendente, non come appaltatore indipendente. La differenza è sostanziale

Dipendente o appaltatore indipendente?

Se sei un dipendente, il tuo datore di lavoro manterrà le imposte sul reddito, trattenerà e pagherà le tasse di previdenza sociale e Medicare e pagherà l'imposta sulla disoccupazione sui tuoi salari. Se sei un appaltatore indipendente, non lo farà. Ciò significa che sarai responsabile per la quota del datore di lavoro delle tasse di previdenza sociale e Medicare e che non sarai idoneo per l'indennità di disoccupazione se sei licenziato.

Un datore di lavoro senza scrupoli o in difficoltà finanziarie potrebbe tentare di classificare un dipendente come appaltatore indipendente per risparmiare denaro. Se sei classificato come appaltatore indipendente, i "risparmi" fiscali del tuo datore di lavoro verranno di tasca tua come imposta sul lavoro autonomo. Sarai anche responsabile del calcolo e del pagamento delle imposte stimate quattro volte all'anno e della compilazione dell'allegato C quando presenti la dichiarazione dei redditi annuale.

Non è sempre chiaro se un lavoratore sia un dipendente o un appaltatore indipendente, ma in generale, maggiore è il controllo che l'azienda ha su ciò che i lavoratori fanno e su come lo fanno, più è probabile che siano impiegati. Se il tuo senso di Spidey inizia a formicolare quando qualcuno che ti ha assunto ti chiama un appaltatore indipendente, questo è un buon segno e dovresti indagare ulteriormente sulla situazione. Inizia esaminando la discussione dell'IRS sulla differenza tra i due. Se sei un dipendente, devi compilare il modulo W-4, non il modulo W-9.

Ecco un esempio di quando un datore di lavoro potrebbe legittimamente cambiare il tuo stato da dipendente a contraente indipendente. Sei un programmatore di computer e devi entrare in ufficio dalle 9 alle 18, dal lunedì al venerdì. L'azienda fornisce la tua scrivania e il tuo computer.

A partire dal mese prossimo, ti verrà richiesto di fornire il tuo computer. Sarai in grado di lavorare da casa o in qualsiasi posizione remota desiderata e puoi completare il lavoro durante le ore che desideri, a condizione che i tuoi compiti siano completati nei tempi previsti e tu risponda alle telefonate e alle e-mail relative al lavoro in tempo.

Domande frequenti su W-9

Come faccio a sapere se sono soggetto a ritenuta alla fonte?

L'IRS ti ha inviato una lettera in cui ti informa che sei soggetto a ritenuta obbligatoria di riserva? Ciò potrebbe accadere se non hai segnalato tutti i tuoi interessi e dividendi su una precedente dichiarazione dei redditi. Se non hai ricevuto questa lettera e se fornisci il tuo numero di identificazione fiscale al richiedente del modulo W-9, non sei soggetto a ritenuta alla fonte. Se si è soggetti a ritenuta alla fonte, cancellare il secondo punto nella seconda parte del modulo W-9 prima di inviarlo.

Qual è il modo più sicuro per inviare il modulo W-9?

Se puoi consegnare il documento di persona, è l'ideale. Altrimenti, un'opzione è quella di utilizzare un servizio online gratuito per crittografare il modulo W-9 completato e inviarlo via e-mail in modo sicuro al richiedente. È inoltre possibile utilizzare un servizio di condivisione file crittografato.

Un'altra opzione è quella di inviarlo tramite un servizio come FedEx, UPS o il servizio postale, sebbene non vi sia alcuna garanzia che il modulo non venga perso, rubato o manomesso durante il trasporto.

Inoltre, non è garantito che il destinatario memorizzerà il modulo in modo sicuro anche se lo si invia in modo sicuro, quindi è possibile che si desideri chiedere in anticipo.

La mia azienda è un'entità esente?

Se sei un unico proprietario, probabilmente non lo è. Se è una società, potrebbe esserlo, se si qualifica per lo stato di esenzione fiscale IRS.

Ho sia un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) sia un numero di previdenza sociale. Quale numero devo inserire nel modulo?

Se sei un unico proprietario, puoi inserirne uno. Se la tua azienda è una LLC classificata come società o associazione, utilizza l'EIN dell'entità. Se la tua azienda è una LLC a membro singolo che è un'entità ignorata, inserisci il tuo SSN o EIN (non l'EIN dell'entità).

Posso rifiutare di compilare il modulo W-9?

Sicuro. Se si rifiuta in risposta a una richiesta legittima, il cliente tratterrà le imposte dalla retribuzione ad un tasso del 24%. Il reparto contabilità potrebbe anche trovarti un problema e dire al tuo contatto di rifiutare di fare ulteriori affari con te. Le aziende hanno un pesante obbligo da parte dell'IRS di ottenere un modulo W-9 compilato da chiunque paghi almeno $ 600 durante l'anno. La mancata osservanza può comportare multe.

Se ritieni che la persona che richiede il modulo non abbia alcun interesse a richiederlo, probabilmente il rifiuto è una buona idea. Se sei preoccupato, chiedi a un professionista fiscale cosa dovresti fare.

Oltre a un cliente, chi potrebbe chiedermi di compilare il modulo W-9?

Una banca, una società di intermediazione, un istituto di credito che ha cancellato un debito che devi o l'emittente di un premio che hai vinto tutti potrebbero chiedere. Se sei ospite di “Ellen” durante la sua promozione “12 Days of Giveaways”, e i produttori del talk show ti chiedono di compilare un W-9 prima di partire, è lecito ritenere che la richiesta sia legittima. Se ricevi un'email che ti dice che hai vinto un premio per un concorso a cui non ricordi di aver partecipato, potresti non voler dare a quella persona un W-9.

Fai attenzione alle truffe di phishing W-9. Se ricevi una richiesta e-mail per un modulo W-9 e non sei sicuro che sia legittimo, contatta telefonicamente il presunto mittente (e non utilizzare alcun numero di telefono nell'e-mail sospetta) per chiedere se la richiesta è valida. Gli aggressori sono sofisticati e possono far sembrare un messaggio proveniente dalla tua banca o persino dal tuo cliente. E se ricevi un'e-mail dall'IRS, è sicuramente un tentativo di phishing e dovresti inoltrare l'e-mail a L'IRS non avvia il contatto con i contribuenti via e-mail.

La linea di fondo

I moduli W-9 sono per appaltatori indipendenti, chiamati anche liberi professionisti. È importante compilare il modulo correttamente, ma solo se sei sicuro che sia il modulo giusto da inviare e la richiesta è legittima.