Conferma positiva
La conferma positiva è una richiesta di verifica che richiede al cliente di rispondere, confermando l'accuratezza di un articolo. La conferma positiva richiede una prova dell'accuratezza affermando che le informazioni originali erano corrette o fornendo le informazioni corrette se errate.
Key Takeaways
- La conferma positiva è una richiesta di verifica che richiede al cliente di rispondere, confermando l'accuratezza di un articolo.
- La conferma positiva richiede una prova dell'accuratezza affermando che le informazioni originali erano corrette o fornendo le informazioni corrette se errate.
- Le conferme positive vengono utilizzate per verificare gli importi di passività, investimenti, conti bancari, crediti e debiti.
Comprensione della conferma positiva
La conferma positiva fa parte delle procedure di conferma utilizzate dai revisori per confermare informazioni specifiche. Il destinatario della lettera deve rispondere per confermare l'accuratezza o fornire informazioni e rispedirle al revisore. Alcuni esempi delle informazioni richieste ai revisori includono la conferma di quanto segue:
- Gli importi e le descrizioni di vari tipi di passività
- Informazioni sul conto bancario inclusi i saldi
- Importi e tipi di inventario
- Investimenti o titoli
- Copie delle fatture di vendita per garantire che le vendite siano state effettuate
- Informazioni o copie delle fatture di spedizione per garantire la spedizione dei prodotti
Analisi di conferma
I revisori utilizzano anche lettere di conferma positive per verificare i debiti, i crediti o le società. I debiti verso clienti sono debiti a breve dovuti dalle società ai propri fornitori. I crediti verso clienti rappresentano denaro dovuto dai clienti di una società per la vendita di beni. I crediti e i debiti hanno in genere termini di pagamento di 30, 60 o 90 giorni, il che significa che un pagamento deve essere effettuato entro tale termine.
Un revisore può verificare l'accuratezza dei documenti relativi ai crediti esaminati determinando se i record riflettono accuratamente le transazioni avvenute tra la società e i suoi clienti. Il contatto diretto con i clienti aiuta i revisori a verificare che esistano effettivamente i conti elencati, che i saldi indicati come dovuti sono corretti e che i pagamenti contrassegnati come ricevuti sono veri.
I crediti verso clienti sono attività a breve termine e possono essere utilizzati dalle società come garanzia per ottenere prestiti o finanziamenti dalle banche. Di conseguenza, è importante che i crediti siano controllati per confermare che le vendite sono state effettuate e per confermare che i fondi delle vendite vengono raccolti in tempo.
Se una società desidera controllare i propri registri pagabili, deve riesaminare tutti i fondi in uscita associati a obbligazioni di debito o pagamenti dei creditori. Il processo può richiedere una revisione delle fatturazioni e una riconciliazione di tali importi con i pagamenti che sono stati registrati come effettuati. Inoltre, l'azienda può scegliere di abbinare gli importi di cui sopra ai prelievi effettivi dai conti di pagamento per confermare l'accuratezza.
Conferma positiva vs. negativa
Mentre la conferma positiva richiede informazioni di supporto nonostante l'accuratezza dei record originali, la conferma negativa richiede una risposta solo in caso di discrepanza. Durante una richiesta di conferma negativa, a un'azienda potrebbe essere chiesto di confermare che un saldo del conto è elencato per un importo specifico, ad esempio $ 100.000. Se il saldo del conto corrente è di $ 100.000, non è richiesta alcuna azione aggiuntiva. Se il saldo differisce, è necessario fornire ulteriori informazioni per spiegare la differenza. Le lettere di conferma negative vengono utilizzate anche per accertare se il destinatario desidera rinunciare a un evento indicato nella lettera.
La conferma negativa è più comunemente usata se i record dell'individuo o dell'azienda sono generalmente considerati altamente accurati. In genere, si ritiene che la società che riceve una conferma negativa abbia requisiti interni e pratiche commerciali rigorosi. Di conseguenza, la conferma negativa è molto meno costosa e richiede molto tempo per i revisori poiché di solito devono solo inviare una lettera.
Al contrario, le richieste di conferma positive sono maggiormente coinvolte poiché i registri finanziari devono essere forniti anche se le informazioni originali nella lettera erano corrette. Inoltre, è più probabile che vengano utilizzate richieste di conferma positive se si sospetta che i libri dell'azienda presentino errori. Tuttavia, una lettera di conferma positiva è più comune nelle transazioni complesse poiché è più accurata e garantisce che tutti siano sulla stessa pagina o abbiano le stesse informazioni finanziarie. Nel prestito, ad esempio, i revisori utilizzano conferme positive a banche e società per accertare l'ammontare esatto di un debito.
Di conseguenza, una conferma positiva tende ad essere una migliore rappresentazione delle informazioni finanziarie rispetto a una conferma negativa poiché è una richiesta esplicita che è stata restituita dal destinatario. In caso di controversia, una conferma positiva è la prova fisica che le informazioni sono state confermate.
Esempio di conferma positiva
Se una persona fisica o giuridica è selezionata per una revisione contabile dall'Internal Revenue Service (IRS), il contribuente deve produrre registri per affermare le informazioni elencate nelle dichiarazioni dei redditi selezionate. L'audit potrebbe includere una richiesta di conferma positiva per tutte le fonti di reddito, la verifica delle detrazioni applicabili prese e la prova degli utili o delle perdite dichiarati. Anche se le informazioni richieste per l'audit corrispondono a quanto riportato, tutte le prove devono essere presentate per soddisfare i requisiti dell'audit.
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