Ricevuta
Una ricevuta è una conferma scritta che qualcosa di valore è stato trasferito da una parte all'altra. Oltre alle entrate che i consumatori ricevono in genere dai venditori e dai fornitori di servizi, le entrate vengono emesse anche nelle transazioni business-to-business e nelle transazioni di borsa. Ad esempio, al detentore di un contratto futures viene generalmente assegnato uno strumento di consegna, che funge da ricevuta in quanto può essere scambiato con l'attività sottostante alla scadenza del contratto futures.
Fatto veloce
La stampa termica è la forma più comunemente usata di stampa di ricevute fisiche perché è a basso costo e facile da usare.
Spiegazioni ricevute
Oltre a mostrare la proprietà, le entrate sono importanti per altri motivi. Ad esempio, molti rivenditori insistono sul fatto che un cliente deve mostrare una ricevuta per scambiare o restituire gli articoli, mentre altri richiedono che una ricevuta, generalmente emessa entro un certo periodo di tempo, sia prodotta a fini di garanzia del prodotto. Le ricevute possono anche essere importanti per le tasse perché l'IRS richiede la documentazione di determinate spese. L'Internal Revenue Service (IRS) suggerisce che i seguenti tipi di entrate, se generati, devono essere conservati dalle piccole imprese:
- Entrate lorde come nastri del registratore di cassa, informazioni sui depositi (vendite di contante e crediti), ricevute, fatture, moduli 1099-MISC
- Ricevute da acquisti e materie prime (dovrebbero essere mostrate l'importo pagato e confermare che si trattava di acquisti commerciali necessari; i documenti potrebbero includere assegni annullati o altri documenti che identificano il beneficiario, l'importo e la prova del pagamento / trasferimenti elettronici di fondi.)
- Ricevute registratore di cassa
- Ricevute ed estratti conto della carta di credito
- Fatture
- Piccoli contanti per piccoli pagamenti in contanti
Si ritiene che la pratica di trattenere le entrate a fini fiscali provenga dall'antico Egitto. Gli agricoltori e i commercianti hanno cercato modi per documentare le transazioni per evitare lo sfruttamento fiscale. Il papiro veniva usato al posto della carta. In tempi più moderni, le banche di Londra hanno utilizzato le macchine da stampa della rivoluzione industriale per stampare ricevute con i propri marchi.
Key Takeaways
- Le ricevute sono un documento che rappresenta la prova di una transazione finanziaria.
- Le ricevute vengono emesse in transazioni business-to-business e transazioni in borsa.
- Le ricevute sono anche necessarie ai fini fiscali come prova di alcune spese.
Requisiti IRS per le ricevute digitali
Le ricevute digitali stanno diventando la norma. Dal 1997, l'IRS ha accettato le ricevute digitalizzate e digitalizzate come documenti validi ai fini fiscali. La Revenue Procedure 97-22 afferma che le ricevute digitali devono essere accurate, facilmente archiviate, conservate, recuperate e riprodotte. Il proprietario dell'azienda deve essere in grado di fornire una copia all'IRS.
Ai fini del controllo fiscale, non tutta la documentazione è valida. L'IRS accetta vari documenti purché dettaglia l'importo, il luogo, la data e il tipo di spesa.
I record digitali non sono soggetti a usura come le ricevute fisiche, ma possono andare persi se un disco rigido si guasta. È quindi consigliabile archiviarli sul cloud o in un luogo in cui è sempre possibile accedervi.
Le ricevute cartacee possono essere archiviate digitalmente utilizzando scanner desktop e app per telefoni cellulari. Questo tipo di tecnologia può organizzare, creare note spese e integrare i dati con il software di contabilità.
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