Capire 'Per Diem'

La "tariffa giornaliera" o la tariffa giornaliera è un importo fisso di rimborso pagato ai dipendenti per l'alloggio giornaliero, i pasti e le spese accessorie sostenute durante i viaggi di lavoro. Le tariffe sono stabilite ogni anno dalla General Services Administration (GSA) per le destinazioni negli Stati Uniti continentali; le tariffe non estere (ad es. Alaska, Hawaii, Porto Rico e Guam) sono stabilite dal Dipartimento della Difesa e le tariffe estere (ovunque al di fuori degli Stati Uniti e dei suoi territori) sono stabilite dal Dipartimento di Stato.

Se viaggi per lavoro o hai dipendenti che viaggiano, è importante capire al giorno d'oggi, che offre un'alternativa al rimborso basata su registrazioni dettagliate delle spese e richiede una contabilità meno elaborata. Qui, rispondiamo alle domande che potresti avere su diem, come funziona e cosa comporta dal punto di vista fiscale.

Cosa copre Per Diem?

La GSA suddivide i tassi giornalieri in due categorie:

• Pasti e spese accessorie (M&IE)
• Alloggio

Pasti e spese accessorie

La categoria Pasti e spese accessorie (M&IE) copre tutti i pasti (colazione, pranzo e cena), servizio in camera, lavanderia, lavaggio a secco, stiratura degli indumenti, tasse e suggerimenti per le persone che forniscono servizi, quali server alimentari e bagagli vettori. Le tariffe giornaliere per i pasti variano in base alla località e sono classificate in sei livelli.

Le città principali hanno in genere il livello massimo giornaliero di $ 76 (per l'anno fiscale 2019); le città più piccole che ospitano importanti viaggi d'affari hanno un periodo di tempo compreso tra i livelli 2 e 5 (da $ 56 a $ 71). Le aree che non sono in genere visitate da chi viaggia per lavoro avranno un livello minimo di $ 55.

Spese di alloggio

La categoria degli alloggi comprende sistemazioni per pernottamenti, come hotel, motel, locande, resort e appartamenti. È prevista una tariffa giornaliera separata per M&IE e alloggio per ciascuna località. Ad esempio, per l'anno fiscale 2019, le tariffe giornaliere per Atlanta variano tra $ 152 e $ 159 per l'alloggio e $ 66 per M&IE. Per Chicago, le tariffe di alloggio variano tra $ 131 e $ 223, a seconda del mese, e l'M &IE al giorno è di $ 76.

Perché le tariffe differiscono in base alla posizione

Le tariffe giornaliere si basano sul costo della vita di un'area. Le tariffe giornaliere nelle grandi città, come Chicago, New York e Los Angeles, sono più elevate rispetto alle aree non metropolitane perché beni e servizi nelle città più grandi sono generalmente più costosi. Le tariffe degli alloggi possono anche variare in base al mese in risposta alla domanda e all'offerta. La sistemazione più alta giornaliera di New York City, ad esempio, coincide con l'autunno, la stagione che attira più turisti e viaggiatori d'affari. Le tariffe giornaliere vengono aggiornate ogni anno e diventano effettive dal 1 ° ottobre, il primo giorno dell'anno fiscale del governo federale.

Trovare le tariffe per ogni posizione

Chiedi alle risorse umane o al reparto contabilità del tuo datore di lavoro tariffe specifiche o consulta le informazioni visitando il sito web GSA, dove puoi cercare per città, stato o codice postale per l'anno fiscale in corso (dal 1 ottobre al 30 settembre). Se si desidera visualizzare il prossimo anno fiscale o qualsiasi altro anno dal 1997, cercare per stato e selezionare l'anno appropriato dal menu a discesa. Fai clic su "Trova tariffe giornaliere" per visualizzare i risultati, suddivisi per destinazione principale, contea, alloggio massimo per mese, pasti e spese accessorie (M&IE).

Se cerchi un'area che non è coperta dai tavoli GSA (es. Hawaii, che non fa parte degli Stati Uniti continentali), appariranno due link che ti indirizzeranno al sito web appropriato: il Dipartimento della Difesa per non stranieri viaggi (Alaska, Hawaii, Porto Rico e Guam) e il Dipartimento di Stato per tutte le destinazioni straniere.

La tariffa standard per Diem

Una tariffa standard di $ 55 al giorno per M&IE e una tariffa standard di $ 94 al giorno per alloggio (l'anno fiscale 2019) si applica a qualsiasi località che non abbia una tariffa specificata nelle tabelle GSA. Questo vale per tutti gli stati degli Stati Uniti continentali.

Utilizzo da parte del datore di lavoro delle tariffe GSA

Mentre la maggior parte delle aziende utilizza le tariffe giornaliere stabilite dalla GSA, può utilizzare metodi di rimborso alternativi. Ad esempio, i datori di lavoro possono utilizzare il metodo IRS high-low, che stabilisce una tariffa forfettaria al giorno per località ad alto costo (ad esempio, New York, Chicago e il Distretto di Columbia) e una tariffa forfettaria per tutte le altre località. Per i viaggi il 1 ottobre 2018 o successivi, la tariffa è di $ 287 ($ 71 se solo M&IE) per i viaggi verso qualsiasi area ad alto costo e $ 195 ($ 60 M&IE) per i viaggi verso qualsiasi altra località negli Stati Uniti continentali.

Imposte sui rimborsi per Diem

I pagamenti giornalieri non sono considerati salari - e quindi non sono tassabili - purché soddisfino determinate condizioni. Sarai soggetto a tasse se una delle seguenti condizioni è vera

• Il pagamento è superiore al tasso federale giornaliero consentito
• Non hai presentato una nota spese al datore di lavoro
• La nota spese non includeva la data, l'ora, il luogo, l'importo e lo scopo commerciale della spesa
• Il tuo datore di lavoro ti ha dato un giorno e non ha richiesto una nota spese.

Se una delle situazioni di cui sopra è vera, il tuo giorno in giorno sarà considerato salario e sarà soggetto a ritenuta d'acconto e imposta sui salari. L'importo verrà segnalato dal datore di lavoro sul modulo W-2. Se è solo che il tuo diario giornaliero era al di sopra del tasso federale giornaliero consentito, solo l'importo in eccesso verrà considerato salari.

Per comprovare il viaggio e le relative spese, ti verrà richiesto di conservare un registro che includa i giorni in cui hai viaggiato per lavoro, dove sei stato e lo scopo commerciale del viaggio. Nota: se il tuo viaggio di lavoro ha una durata superiore a un anno in un unico luogo, anche se comporta due o più incarichi separati, potresti non avere diritto all'esenzione fiscale ai sensi delle norme fiscali giornaliere. Per evitare conseguenze fiscali sfavorevoli, consultare il proprio consulente fiscale prima di intraprendere un lungo viaggio d'affari.

Per Diem come alternativa salariale

Poiché i pagamenti giornalieri non sono tassabili, alcune persone potrebbero porre la domanda: "Posso accettare uno stipendio più basso con un giorno per giorno invece di uno più alto senza un giorno per giorno?" La risposta è "no". Le politiche giornaliere non possono essere create in un modo che consenta di etichettare ciò che dovrebbe essere pagato come qualcos'altro, in questo caso al giorno.

La linea di fondo

I pagamenti giornalieri prevedono il rimborso per i dipendenti che viaggiano per motivi di lavoro. Le tariffe variano in base alla località e al periodo dell'anno e sono suddivise in due categorie: a href = "/ articoli / personal-finance / 091214 / using-business-credit-cards-strategically.asp"> vitto e alloggio e spese accessorie (M&IE ). Finché i pagamenti non superano l'aliquota federale massima giornaliera, non sono tassabili; se i pagamenti giornalieri superano i limiti federali, l'eventuale eccedenza sarà tassata come reddito ordinario.

Le aliquote giornaliere possono variare ogni anno e le leggi fiscali giornaliere possono essere complicate. Consultare uno specialista fiscale qualificato in caso di domande o dubbi sulla politica giornaliera della propria azienda.