Voucher; tagliando

Che cos'è un buono

Un buono è un documento utilizzato dal dipartimento contabilità fornitori di un'azienda per raccogliere e archiviare tutti i documenti giustificativi necessari per approvare il pagamento di una passività. Il voucher è un controllo contabile interno, che garantisce che ogni pagamento sia debitamente autorizzato e che i beni o servizi acquistati siano effettivamente ricevuti.

Buono sconto

Ogni azienda mantiene procedure scritte per ciascuna delle attività contabili di routine dell'azienda. Un'attività è il processo di approvazione e pagamento delle fatture del fornitore e le copie di determinati documenti devono supportare ogni pagamento.

Esempi di buoni

Supponiamo che un ristorante ordini carne e pesce ogni pochi giorni dai venditori. Il gestore del ristorante compila un ordine di acquisto per 30 chili di carne e il proprietario sigla l'ordine di acquisto per approvare la spedizione. Alla ricezione della spedizione, il contenuto della spedizione viene confrontato con l'ordine di acquisto per garantire che la spedizione corrisponda a quanto ordinato. Il ristorante completa una ricevuta di spedizione per documentare il processo e la ricevuta di spedizione viene confrontata con la fattura del fornitore.

Il voucher include una copertina che spiega ogni allegato. L'ordine di acquisto, la ricevuta di spedizione e la fattura sono allegati al voucher. Il proprietario rivede tutte le informazioni sul voucher prima di firmare un assegno. Il voucher può anche elencare i conti di contabilità generale utilizzati per registrare la transazione. Il ristorante, ad esempio, può accreditare (aumentare) il conto dell'inventario delle carni e addebitare (diminuire) il conto in contanti per registrare il pagamento.

Come i voucher supportano un audit

I voucher dell'azienda servono come fonte chiave di prova quando viene eseguita una verifica. Un revisore esegue una serie di procedure per determinare se il bilancio è privo di errori significativi. Un voucher documenta che i beni acquistati sono stati effettivamente ricevuti, a sostegno dell'affermazione del revisore sul fatto che i beni e i servizi iscritti nel bilancio esistono realmente. Il voucher giustifica inoltre i pagamenti in contanti dell'azienda ai fornitori e documenta i conti di contabilità generale utilizzati per registrare la transazione.

Factoring nella prevenzione delle frodi

L'uso di un sistema di buoni riduce anche il rischio che i dipendenti colludano per rubare i beni dell'azienda. Le aziende utilizzano il concetto di separazione dei compiti per prevenire il furto dei dipendenti, il che significa che le attività critiche sono assegnate a persone diverse all'interno dell'organizzazione. Utilizzando l'esempio del ristorante, il gestore compila l'ordine d'acquisto, il proprietario approva l'ordine e una terza parte confronta gli articoli ricevuti con la fattura fornitore. Il voucher documenta che le attività sono eseguite da tre persone diverse e crea una traccia cartacea in modo che un revisore possa confermare che i compiti sono adeguatamente separati.

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