Sistema di informazione contabile (AIS)

Che cos'è un sistema di informazione contabile (AIS)?

Un sistema informativo contabile (AIS) prevede la raccolta, l'archiviazione e l'elaborazione di dati finanziari e contabili utilizzati dagli utenti interni per comunicare informazioni a investitori, creditori e autorità fiscali. È generalmente un metodo basato su computer per tenere traccia delle attività di contabilità in combinazione con le risorse della tecnologia dell'informazione. Un AIS combina le pratiche contabili tradizionali, come l'uso dei principi contabili generalmente accettati (GAAP), con le moderne risorse informatiche.

Come viene utilizzato un sistema informativo contabile (AIS)

Un sistema informativo contabile contiene vari elementi importanti nel ciclo contabile. Sebbene le informazioni contenute in un sistema variano tra settori e dimensioni aziendali, un tipico AIS include dati relativi a entrate, spese, informazioni sui clienti, informazioni sui dipendenti e informazioni fiscali. I dati specifici includono ordini di vendita e report di analisi, richieste di acquisto, fatture, registri di controllo, inventario, libro paga, libro mastro, bilancio di verifica e informazioni di bilancio.

Un sistema di informazioni contabili deve avere una struttura di database per memorizzare le informazioni. Questa struttura di database è in genere programmata con un linguaggio di query che consente la manipolazione di tabelle e dati. Un AIS ha numerosi campi per inserire dati e per modificare dati precedentemente memorizzati. Inoltre, i sistemi di informazione contabile sono spesso piattaforme altamente sicure con misure preventive adottate contro virus, hacker e altre fonti esterne che tentano di raccogliere informazioni. La sicurezza informatica è sempre più importante poiché sempre più aziende archiviano i propri dati elettronicamente.

I vari risultati di un sistema informativo contabile esemplificano la versatilità delle sue capacità di manipolazione dei dati. Un AIS produce report che includono report di invecchiamento dei crediti basati su informazioni sui clienti, piani di ammortamento delle immobilizzazioni e saldi di prova per i report finanziari. È inoltre possibile riprodurre elenchi di clienti, calcoli fiscali e livelli di inventario. Tuttavia, le corrispondenze, i promemoria o le presentazioni non sono inclusi nell'AIS perché questi elementi non sono direttamente correlati al reporting finanziario o alla contabilità di un'azienda.

Vantaggi dei sistemi di informazione contabile

Interfaccia interdipartimentale

Un sistema informativo contabile si sforza di interfacciarsi tra più dipartimenti. All'interno del sistema, il reparto vendite può caricare il budget delle vendite. Queste informazioni vengono utilizzate dal team di gestione dell'inventario per condurre conteggi di inventario e materiali di acquisto. Al momento dell'acquisto dell'inventario, il sistema può notificare alla nuova fattura il reparto contabilità fornitori. Un AIS può anche condividere informazioni su un nuovo ordine in modo che i reparti di produzione, spedizione e assistenza clienti siano a conoscenza della vendita.

Controlli interni

Una parte integrante dei sistemi di informazione contabile riguarda i controlli interni. Politiche e procedure possono essere inserite all'interno del sistema per garantire che le informazioni sensibili relative a clienti, fornitori e aziende siano conservate all'interno di un'azienda. Attraverso l'uso di approvazioni di accesso fisico, requisiti di accesso, registri di accesso, autorizzazioni e separazione dei compiti, gli utenti possono essere limitati solo alle informazioni pertinenti necessarie per svolgere la loro funzione aziendale.

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