Come compilare un modulo W-4

Hai appena iniziato un nuovo lavoro e ti senti piuttosto fantastico. Quindi il tuo datore di lavoro ti dà un modulo fiscale chiamato un certificato di trattenuta d'acconto del dipendente W-4. I moduli fiscali ti riempiono di terrore. Non li capisci e hai paura di cosa accadrà se commetti un errore. Non ti preoccupare: questo articolo spiega cosa è un W-4 e ti guida attraverso il completamento riga per riga.

Key Takeaways

• Completate il W-4 in modo che il vostro datore di lavoro trattenga l'importo corretto delle imposte sul reddito dai vostri stipendi.
• Il modo in cui compili il modulo IRS W-4, certificato di trattenuta d'acconto per i dipendenti, determina quanta imposta il datore di lavoro sosterrà dalla busta paga.
• Il modulo W-4 ha sette sezioni da compilare, che includono informazioni personali, cambi di nome e il numero totale di quote.
• L'IRS vorrà anche sapere se si desidera trattenere un importo aggiuntivo dalla busta paga e se si è legalmente esenti dalla ritenuta alla fonte.

Cosa fa il modulo W-4

Completate il W-4 in modo che il vostro datore di lavoro trattenga l'importo corretto delle imposte sul reddito dai vostri stipendi. Se hai un commercialista o un altro preparatore fiscale, conferma le tue decisioni con loro prima di consegnare il modulo.

Si noti inoltre che Tax Cuts and Jobs Act (TCAJ), firmato a dicembre 2017, ha eliminato l'esenzione personale. A seconda delle detrazioni che ti aspetti, questo è un motivo per rivedere il numero di quote che hai richiesto in passato prima di inserire lo stesso numero nella riga 5 — quote.

Compilare il modulo W-4

Che cos'è un modulo W-4?

Il modo in cui compili il modulo IRS W-4, certificato di trattenuta d'acconto per i dipendenti, determina quanta imposta il datore di lavoro sosterrà dalla busta paga. Il tuo datore di lavoro invia il denaro trattenuto dal tuo stipendio al Servizio entrate interne (IRS), insieme al tuo nome e numero di previdenza sociale (SSN). La ritenuta d'acconto conta ai fini del pagamento della fattura fiscale annuale calcolata quando si presenta la dichiarazione dei redditi in aprile. Ecco perché il modulo W-4 richiede informazioni identificative, come nome, indirizzo e numero di previdenza sociale.

Il modulo W-4 ha sette sezioni da compilare. Le prime righe includono il nome, l'indirizzo e il numero di previdenza sociale del contribuente. Il foglio di lavoro sopra il modulo consente ai contribuenti di stimare il numero di quote per la loro ritenuta d'acconto. L'aumento del numero di quote riduce la quantità di denaro trattenuta dalla busta paga. Le persone possono richiedere un'esenzione dalla ritenuta alla fonte se non hanno dovuto tasse durante l'anno precedente e si aspettano di avere un'obbligo fiscale zero nell'anno successivo.

Ecco come funziona il completamento del modulo.

Passaggio 1: le tue informazioni

Fornisci il tuo nome e indirizzo nella sezione 1. Facile.

Passaggio 2: il tuo SSN

Fornisci il tuo numero di previdenza sociale nella casella 2. Il datore di lavoro ha bisogno di queste informazioni in modo tale che quando invia i soldi che ha trattenuto dal tuo stipendio all'IRS, il pagamento viene applicato alla tua fattura annuale delle entrate.

Passaggio 3: il tuo stato civile

Nella casella 3, seleziona l'opzione corrispondente al tuo stato civile, single o sposato. Ma aspetta, c'è un altro riquadro: "Sposato, ma trattenilo a un tasso unico più alto". Dovresti scegliere questo riquadro? Probabilmente, se anche il coniuge funziona e sei preoccupato di non avere abbastanza tasse trattenute.

Prima di decidere, dai un'occhiata al foglio di lavoro per due persone / lavori multipli: è la quarta pagina che il tuo datore di lavoro avrebbe dovuto fornirti con il modulo W-4, oppure puoi scaricarlo dall'IRS. C'è anche una nota sotto le caselle che ti dice di scegliere la casella "Single" se sei sposato ma legalmente separato, o se il tuo coniuge è un alieno non residente.

Passaggio 4: modifica del nome

La casella 4 probabilmente non si applicherà a te a meno che non ti sia sposato di recente e abbia cambiato il tuo nome, ma non hai ancora ottenuto una scheda di previdenza sociale aggiornata che rifletta il tuo cambio di nome. Devi chiamare il numero 1-800-772-1213 per una scheda di previdenza sociale sostitutiva con il tuo nuovo nome su di essa prima di poter dare un W-4 al tuo datore di lavoro. Non è un grosso problema, ma fallo rapidamente perché il tuo datore di lavoro è tenuto a trattenere le tasse al tasso più alto possibile fino a quando non invii un W-4.

Passaggio 5: indennità totali

La riga 5 richiede il numero totale di quote che stai richiedendo. Per rispondere, devi rispondere ad alcune domande.

Per prima cosa, guarda la terza pagina del pacchetto W-4 che stai compilando. Qui troverai il foglio di lavoro Assegni personali. Ogni indennità che rivendichi riduce l'importo che il tuo datore di lavoro tratterrà dal tuo stipendio, ma non puoi semplicemente scegliere un numero elevato di indennità perché ne hai voglia.

Quante indennità prendere

Compilando questo foglio di lavoro ti dirà quante quote puoi inserire nella riga 5. Esaminiamo ogni passaggio.

A. Richiedi un'indennità se nessun altro ti rivendica come dipendente, come nel caso della maggior parte degli adulti. Ma se, diciamo, hai 16 anni e compili il modulo W-4 per il tuo lavoro dopo la scuola, o sei al college e compili il modulo per il tuo tirocinio estivo, probabilmente i tuoi genitori ti dichiarano dipendente, e non ti è consentito richiedere un'indennità qui.

B. Puoi richiedere un'indennità se sei sposato a presentare la domanda.

C. In alternativa, puoi richiederne uno se intendi candidarti come capofamiglia. Potresti pensare, come ho fatto una volta, che se sei single e indipendente, sei il capo della tua famiglia. L'IRS implicherebbe di differire. Considera il capofamiglia come qualcuno che non è sposato (almeno ho capito bene quella parte) e paga più del 50% del costo per mantenere una casa per sé e per i suoi dipendenti o altre qualifiche individui (di nuovo, la Pubblicazione 501 ha tutti i dettagli). Questo è più di un'indennità "mi dispiace che ti sia bloccato allevare quel bambino da solo".

D. È possibile richiedere una seconda indennità se si è separati o sposati separatamente e si ha un solo lavoro; se sei sposato in limatura e hai un solo lavoro e il coniuge non lavora; o se i tuoi salari dal secondo o dal secondo lavoro (o da entrambi i secondi lavori) sono meno di $ 1.500. Fondamentalmente, se la tua famiglia ha solo una significativa fonte di reddito (il lavoro per il quale stai compilando questo W-4), richiedi un'indennità su questa linea.

E. Su questa linea, puoi richiedere assegni per ciascuno dei tuoi figli idonei, a seconda del tuo reddito e di quanti figli hai. Fondamentalmente, tutte queste domande su figli e persone a carico stanno cercando di rendere conto di eventuali crediti che potrai richiedere sul Modulo 1040 che ridurrà l'imposta sul reddito per l'anno. Il datore di lavoro tratterrà meno dalle buste paga se si verifica una di queste situazioni. La nuova legislazione fiscale ha raddoppiato il Credito d'imposta sui minori ed ha eliminato una riduzione fiscale denominata Credito d'imposta sui minori fino alla fine del 2025 (tuttavia, alcuni elementi sono stati inseriti nel credito d'imposta sui minori 2018). Ha anche aumentato la quantità di genitori che possono guadagnare e ottenere ancora crediti per i loro figli. Le famiglie a basso reddito ottengono di più, ma puoi sposarti archiviando congiuntamente e guadagnare fino a $ 400.000 e ancora richiedere qualcosa (il massimo per ottenere il credito nel 2017 era $ 119.000).

F. Qui è dove si immettono le indennità per le altre persone a carico che verranno richieste nella dichiarazione dei redditi. Tecnicamente, la definizione IRS di una persona a carico è piuttosto complicata (vedere la Pubblicazione 501 dell'IRS per i dettagli), ma la risposta breve è che si tratta di un figlio qualificato o di un parente qualificato che vive con te e che supporti finanziariamente. Anche qui ci sono limiti di reddito. Le persone con un reddito di $ 175.550 e oltre o quelle sposate che intendono guadagnare congiuntamente $ 339.000 o più non devono applicare.

G. Se stai assumendo determinati altri crediti, come il credito sul reddito guadagnato o un credito d'imposta per l'adozione, potresti avere diritto a quote aggiuntive. Guarda i fogli di lavoro 1-6 nella pubblicazione IRS 505.

H. Finalmente una domanda facile. Aggiungi tutti i numeri dalle righe sopra e inserisci il totale qui.

Sotto la riga H, imparerai che potresti non aver ancora finito con il foglio di lavoro. Che peccato. Ha pagine aggiuntive se la tua situazione fiscale è più complicata perché hai più di un lavoro, il tuo coniuge lavora o articoli in dettaglio le detrazioni sulla tua dichiarazione dei redditi invece di prendere la detrazione standard. L'esame di questi fogli di lavoro aggiuntivi esula dall'ambito di questo articolo, ma la pubblicazione 505 dell'IRS, "Ritenute fiscali e imposte stimate" fornisce ulteriori informazioni. Il calcolatore di ritenuta d'acconto IRS potrebbe farti risparmiare un po 'di tempo.

Supponendo di non cadere in una di queste situazioni più complicate, tuttavia, trasferire il totale dalla riga H del foglio di lavoro alla riga 5 del modulo W-4, da dove si era interrotto. Conserva i fogli di lavoro per i tuoi record, non consegnarli al tuo datore di lavoro.

Passaggio 6: indennità aggiuntive

Ricorda, siamo di nuovo sul modulo W-4 ora. L'IRS vuole sapere se si desidera trattenere un importo aggiuntivo dalla busta paga. "Ovviamente no. Stai già prendendo abbastanza dei miei soldi ”, pensi. Tuttavia, il numero di indennità richieste nella riga H potrebbe comportare che il datore di lavoro non trattenga una tassa troppo bassa nel corso dell'anno. Se trattengono troppo poco, ti ritroverai con una grossa fattura fiscale e possibilmente penali di pagamento e interessi in aprile. In tal caso, dire al proprio datore di lavoro di trattenere denaro extra da ogni busta paga in modo che ciò non accada.

Se non invii affatto il modulo W-4, l'IRS richiede al tuo datore di lavoro di trattenere alla tariffa più alta, come se fossi single e non richiedessi alcuna indennità.

Come fai a sapere se questo potrebbe accadere "> Modulo 1099, che viene utilizzato per interessi, dividendi o reddito da lavoro autonomo: nessuna imposta sul reddito viene trattenuta da queste fonti di reddito. Potrebbe essere necessario utilizzarlo se sei ancora lavorare, ma ricevere prestazioni previdenziali da un precedente lavoro. E se il coniuge è un dipendente, ma sei un appaltatore indipendente, puoi avere denaro extra trattenuto dal suo stipendio in modo che i tuoi pagamenti fiscali trimestrali stimati non siano così grandi. la decisione può uniformare il flusso di cassa della tua famiglia.

Passaggio 7: esente da ritenuta alla fonte

Sei legalmente esonerato dalla ritenuta alla fonte perché non avevi alcuna responsabilità fiscale per l'anno precedente e prevedi di non avere alcuna responsabilità fiscale per l'anno in corso? In tal caso, scrivere "esente" nella casella 7. Si noti che le istruzioni non dicono di scrivere "esenti" se si è ricevuto un rimborso fiscale l'anno scorso. Non è la stessa cosa di non avere alcuna responsabilità fiscale. Non avere alcuna responsabilità fiscale può sembrare eccezionale, ma probabilmente significa che hai guadagnato meno di $ 15.000 per l'intero anno se sei single, o che tu e il tuo coniuge avete guadagnato meno di $ 30.000 se siete sposati in comune. Non è così fantastico a meno che qualcun altro (come mamma o papà) ti supporti felicemente.

Step 8: attesta la verità

Ricordi come abbiamo detto in precedenza che non puoi semplicemente richiedere tutte le indennità che desideri? Ecco perché. Il modulo dice: "Sotto pena di spergiuro, dichiaro di aver esaminato questo certificato e, per quanto ne sappia e credo, sia vero, corretto e completo". Devi firmare il tuo nome sotto tale dichiarazione, dove dice "Firma del dipendente". Quindi inserire la data a destra.

Infine, segui le istruzioni sui due terzi della pagina che indica: "Separa qui e dai il modulo W-4 al tuo datore di lavoro. Conserva la parte superiore per i tuoi record. "

Quando hai bisogno di un nuovo W-4

In generale, il datore di lavoro non invierà il modulo W-4 all'IRS. Dopo averlo utilizzato per determinare la ritenuta d'acconto, la società lo archiverà. Puoi modificare la tua ritenuta d'acconto in qualsiasi momento inviando un nuovo W-4 al tuo datore di lavoro.

Le situazioni in cui potresti dover cambiare W-4 includono, sposarsi o divorziare, aggiungere un figlio alla tua famiglia o fare un secondo lavoro. Puoi anche inviare un nuovo W-4 se scopri che hai trattenuto troppo o troppo poco l'anno precedente quando stai preparando la tua dichiarazione dei redditi annuale e ti aspetti che le circostanze siano simili per l'anno fiscale corrente. Le tue modifiche W-4 entreranno in vigore entro uno o tre periodi di pagamento successivi.

Inoltre, come notato in precedenza, discuti del nuovo W-4 con il tuo preparatore fiscale e vedi se dovresti cambiare la tua ritenuta alla fonte a causa di come la nuova legislazione fiscale influisce sulla tua situazione personale.

Suggerimento per risparmiare denaro

Se inizi un lavoro a metà anno e non sei stato assunto all'inizio di quell'anno, ecco una ruga fiscale che può farti risparmiare: Se non lavorerai per più di 245 giorni all'anno, richiedi per iscritto che il tuo datore di lavoro usi il metodo part-year per calcolare la trattenuta. La formula di trattenuta di base presuppone un impiego per l'intero anno, quindi senza utilizzare il metodo part-year, avrai troppo trattenuto e dovrai aspettare fino al momento fiscale per ottenere i soldi indietro.

La linea di fondo

È importante compilare correttamente questo modulo perché l'IRS richiede alle persone di pagare le tasse sul proprio reddito gradualmente nel corso dell'anno. Se hai trattenuto troppe tasse, potresti dover pagare una somma sorprendentemente grande all'IRS in aprile, oltre a interessi e penali per aver pagato le tasse durante l'anno.

Allo stesso tempo, se hai trattenuto troppe tasse, il tuo budget mensile sarà più stretto di quanto debba essere. Inoltre, concederai al governo un prestito senza interessi quando potresti risparmiare o investire quei soldi extra e guadagnare un ritorno - e non riceverai le tasse pagate in eccesso fino al prossimo aprile quando presenterai la dichiarazione dei redditi e ottieni un rimborso. A quel punto, il denaro potrebbe sembrare una manna e potresti usarlo meno saggiamente di quanto avresti se fosse arrivato gradualmente con ogni busta paga.