Acquisto da pagare
L'acquisto per pagare è un sistema integrato che automatizza completamente il processo di acquisto di beni e servizi per un'azienda. Il sistema ha guadagnato il suo nome perché gestisce tutti gli aspetti dell'acquisizione dall'acquisto della merce al pagamento del venditore. I principali vantaggi dell'acquisto da pagare sono efficienza, risparmi sui costi e maggiore visibilità finanziaria e di approvvigionamento.
Comprensione dell'acquisto da pagare
Il sistema di acquisto per pagare inizia con la richiesta, procede all'approvvigionamento e termina con il pagamento. La richiesta è il processo di richiesta formale di un servizio, articolo o prodotto con un modulo di richiesta di acquisto. L'approvvigionamento avviene quando i beni o servizi vengono ricevuti. Il sistema termina quando viene effettuato il pagamento.
Key Takeaways
- L'acquisto per pagare è un sistema di acquisto completo per le aziende dall'acquisto di beni al pagamento del fornitore.
- L'acquisto da pagare è anche chiamato P2P, procure-to-pay, eProcurement o req-to-check.
- Il processo di acquisto per pagare è automatizzato, consente di risparmiare sui costi e riduce i rischi.
- L'acquisto da pagare non è progettato per accelerare il pagamento del venditore perché ciò non è nell'interesse delle aziende che vogliono trattenere il proprio denaro il più a lungo possibile.
- I sistemi di acquisto per pagare sono progettati per migliorare l'efficienza e i controlli finanziari.
L'acquisto per pagare cerca di ottimizzare il processo di acquisto, avvantaggiando così l'organizzazione attraverso migliori controlli finanziari ed efficienza. Questo sistema integrato e ottimizzato consente di risparmiare sui costi e ridurre i rischi. Un tipico sistema di acquisto a pagamento comprende cinque passaggi e requisiti per il completamento:
- Cataloghi : i cataloghi dei fornitori preferiti sono il primo requisito in un sistema di acquisto a pagamento.
- Richieste di acquisto : una volta selezionato un prodotto da un catalogo, l'acquirente invia una richiesta di acquisto al gestore appropriato.
- Flusso di lavoro dell'ordine di acquisto : un ordine di acquisto viene generato dopo l'approvazione della richiesta di acquisto da parte del gestore.
- Fatturazione : questa è una componente fondamentale di un sistema di acquisto per pagare poiché l'elaborazione manuale delle fatture è un processo estremamente laborioso e che richiede tempo. L'elaborazione automatica delle fatture consente di risparmiare tempo e denaro e include una funzione di riconciliazione che abbina gli ordini di acquisto alle fatture.
- Pagamento : una volta che la fattura è stata approvata per il pagamento, viene generato un file nel sistema di contabilità fornitori dell'azienda. La fattura approvata comporta il pagamento al fornitore entro la fine del periodo per il quale il fornitore ha esteso il credito.
I sistemi di acquisto per pagare non intendono accelerare il processo di pagamento. Mentre questo sarebbe un obiettivo lodevole, la realtà è che non sarebbe una priorità per la maggior parte delle aziende perché pagare le bollette più velocemente influenzerebbe i tempi dei propri flussi di cassa. Piuttosto, l'obiettivo di un sistema di acquisto per pagare è migliorare l'efficienza e i controlli finanziari poiché i dipartimenti finanziari hanno dati di acquisto tempestivi a portata di mano.
Fatto veloce
I sistemi di acquisto per pagare sono processi automatizzati che riducono i costi di manodopera e aumentano la precisione.
Le migliori pratiche per i sistemi di acquisto a pagamento comprendono una solida tecnologia che utilizza un unico punto di contatto, come un portale di fornitori, una ridotta complessità nei cataloghi e nei canali di acquisto e supporto da parte dell'alta direzione. Può fornire dati chiave su quanto viene speso, quali prodotti o servizi vengono ricevuti e i tempi di consegna.
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