Costi di rimborso rimborsabili
I costi immediati rimborsabili sono elementi che un dipendente paga in anticipo e viene quindi rimborsato dalla sua azienda. Queste sono spesso spese legate al lavoro, anche se a volte le compagnie assicurative richiedono ai clienti che coprono di pagare le cose in anticipo e poi di rimborsarle.
Key Takeaways
- Le spese vive rimborsabili sono le cose che paghi con i tuoi soldi, quindi qualcuno ti ripaga per loro.
- Sono spesso pagati da dipendenti in viaggio che necessitano di beni e servizi legati al lavoro mentre sono in viaggio.
- Le compagnie di assicurazione a volte richiedono anche ai loro clienti di pagare anticipatamente le cose e di rimborsarle.
Comprensione dei costi di rimborso rimborsabili
Ad esempio, se un venditore guida ogni giorno in più posizioni per visitare i clienti faccia a faccia, l'importo speso per il gas è una spesa rimborsabile. A volte, anche l'usura causata da miglia eccessive su un'auto personale utilizzata per il lavoro viene restituita a un dipendente. Tutto dipende dalla politica aziendale. Un dipendente può registrare il chilometraggio e / o i costi del gas e presentare la prova della contabilità per il pagamento, oppure può scegliere di utilizzare la detrazione quando si presentano le tasse del prossimo anno.
Costi di viaggio rimborsabili possono anche verificarsi durante il viaggio. Se una parte del lavoro di una persona comporta un salto in aereo e la partecipazione a conferenze durante tutto l'anno, spese come cibo, hotel, biglietti aerei, mance, ecc. Sono spesso rimborsabili. Alcune aziende scelgono di non pagare per le bevande alcoliche; di nuovo, è una questione di politica.
Un'altra situazione che spesso richiede acquisti immediati di lavoro è quando qualcuno lavora da casa, ogni giorno o qualche giorno alla settimana. Di solito, un telelavoratore entra nel negozio di forniture per ufficio locale per acquistare articoli come cartucce di stampa, carta, accessori per computer, ecc. O scarica le applicazioni necessarie online se un'azienda non le fornisce tramite una rete connessa e l'aiuto dell'IT. Ancora una volta, questi costi sono rimborsabili a meno che un dipendente non scelga di usarli come detrazioni sulle tasse del prossimo anno. Quando un'azienda rimborsa i dipendenti, può detrarre tutti i costi come spese aziendali senza alcun impatto sulle imposte di una persona.
Per le spese mediche, le compagnie assicurative spesso trattano direttamente con medici o fornitori di servizi per gestire il pagamento, ma a volte le polizze assicurative richiedono alla persona coperta di pagare anticipatamente il prodotto o il servizio, quindi presentare una ricevuta per il rimborso.
I dipendenti devono tenere un registro giornaliero accurato delle spese e fornire le ricevute sui moduli forniti dalle loro società o online e trasformati nel reparto contabilità secondo un programma prestabilito. Tutte le miglia devono essere registrate, comprese le letture del contachilometri, le date e le posizioni. Le miglia pendolari, tuttavia, non sono rimborsabili.
In molti casi, è vantaggioso e più facile per entrambe le parti se un datore di lavoro paga le spese in anticipo. Può risparmiare tempo di contabilità e impedire a un dipendente di dover spendere soldi personali per affari quando potrebbe essere una difficoltà.
Un altro modo in cui le aziende gestiscono le spese è fornire una carta di credito aziendale a loro nome e il saldo viene pagato direttamente ai commercianti.
Un costo rimborsabile per un rappresentante di vendita potrebbe essere una bolletta del ristorante da sollecitare un potenziale cliente o il costo del gas per guidare verso un corso di vendita in una città vicina. La maggior parte delle aziende ha linee guida per aiutare i dipendenti a determinare quali spese sono considerate spese rimborsabili e che non lo sono. Di solito, i dipendenti dovranno conservare le ricevute e fornire spiegazioni dettagliate per i loro acquisti.
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