Come compilare un modulo I-9 (procedura dettagliata)

Quando assumi un nuovo dipendente, devi verificare che la persona sia legalmente ammissibile a lavorare negli Stati Uniti. Dopo aver fatto un'offerta di lavoro (ma non prima), il nuovo dipendente deve dimostrare l'idoneità a lavorare negli Stati Uniti compilando il modulo I-9, Verifica dell'idoneità al lavoro.

Come datore di lavoro è tua responsabilità vedere che questo modulo del servizio di cittadinanza e immigrazione degli Stati Uniti è completato dal dipendente e da te. Conservare il modulo con gli altri registri di lavoro - non archiviarlo con il governo.

(Per ulteriori informazioni sulle responsabilità dei datori di lavoro durante l'assunzione, vedere "8 cose che i datori di lavoro non possono chiedere.")

Compilazione di un modulo I-9

Il modulo I-9 è progettato per ottenere informazioni da nuovi dipendenti che dimostrino la loro idoneità a lavorare legalmente negli Stati Uniti. Nessun lavoratore è esente dal dover compilare il modulo.

Il modulo I-9 è composto da tre parti:

1. Parte I: per il dipendente, stabilire l'identità

Questa parte del modulo è completata dal dipendente. Include informazioni come il nome completo, l'indirizzo, la data di nascita, il numero di previdenza sociale (se applicabile), l'indirizzo e-mail e il numero di telefono del dipendente (l'indirizzo e-mail e il numero di telefono sono facoltativi).

Questa parte viene anche utilizzata per attestare - sotto pena di spergiuro - che la persona è legalmente ammissibile a lavorare negli Stati Uniti perché è:

• Un cittadino
• Un cittadino non residente degli Stati Uniti
• Un residente permanente legittimo
• Uno straniero autorizzato a lavorare negli Stati Uniti Il dipendente deve inserire la data di scadenza per questa autorizzazione, se applicabile.

Un dipendente che è un alieno e autorizzato a lavorare deve inserire il numero di registrazione alieno (un "numero A" che è un numero univoco di 7, 8 o 9 cifre assegnato a un alieno) o il numero di ammissione del modulo I-94 .

Il dipendente deve firmare il modulo e datarlo. Dichiarazioni false possono comportare multe e / o reclusione.

Alcuni dipendenti potrebbero aver bisogno di assistenza per completare la loro parte del modulo. Se il dipendente è minorenne o disabile (o necessita di traduzione), la persona che aiuta a compilare il modulo (preparatore e / o traduttore) deve anche inserire il proprio nome e indirizzo, nonché firmare il modulo (anche sotto pena di spergiuro).

2. Parte II: per il datore di lavoro, revisione dei documenti del dipendente

Questa parte del modulo è completata dal datore di lavoro. Descrive i documenti che il datore di lavoro ha esaminato per verificare l'idoneità all'impiego. Il datore di lavoro dovrebbe intraprendere questa azione entro tre giorni dal primo giorno di assunzione. Il datore di lavoro può - ma non è tenuto a - creare una copia del documento o dei documenti presentati.

Esistono tre elenchi di documenti che è possibile utilizzare. Il tipo di documenti utilizzati determina la parte della parte II che il datore di lavoro deve completare.

Elenco A: I documenti in questo elenco stabiliscono sia l'identità del dipendente sia l'autorizzazione all'impiego. Un dipendente deve presentare solo uno dei seguenti moduli per soddisfare il requisito del documento:

• Passaporto USA (o codice passaporto USA)
• Carta di residente permanente ("carta verde") o carta di ricevuta di registrazione straniera (tecnicamente, la carta verde è il modulo I-551)
• Passaporto straniero con timbro I-551 temporaneo
• Documento di autorizzazione al lavoro che contiene una fotografia (Modulo I-766)
• Per uno straniero non immigrato autorizzato a lavorare: un passaporto straniero e il modulo I-94 (o 94A) e un'approvazione dello status di non immigrato straniero purché non sia scaduto
• Passaporto dagli Stati Federati di Micronesia, Repubblica delle Isole Marshall

Elenco B: I documenti in questo elenco mostrano l'identità dell'impiegato. Se un dipendente non ha un documento dall'elenco A, deve produrre un documento dall'elenco B, oltre un documento dall'elenco C (sotto).

• Patente di guida o carta d'identità rilasciata da uno stato (purché contenga un documento d'identità con foto e altre informazioni personali)
• ID scuola con una fotografia
• Scheda di registrazione degli elettori
• Documento militare statunitense o record di bozza
• Carta d'identità militare dipendente
• Carta mercantile della Guardia costiera degli Stati Uniti
• Documento tribale dei nativi americani
• Patente di guida rilasciata da un'autorità governativa canadese

Per i minori (di età inferiore ai 18 anni) che non sono in grado di produrre uno dei documenti nell'elenco B, i documenti alternativi che sono accettabili per dimostrare l'identità del dipendente includono un certificato scolastico o una pagella; cartella clinica, medico o ospedaliera; o un registro di asilo nido o scuola materna.

Elenco C: Questo documento stabilisce l'autorizzazione del dipendente a lavorare negli Stati Uniti. Ancora una volta, se il dipendente non può produrre un documento dall'elenco A, deve produrre uno dall'elenco B e uno dall'elenco C.

• Carta del numero di conto della previdenza sociale (a meno che la carta non indichi: non valido per lavoro, valido solo per lavoro con autorizzazione INS o valido solo per lavoro con autorizzazione DHS)
• Certificazione di nascita all'estero rilasciata dal Dipartimento di Stato (Modulo FS-545)
• Certificazione del rapporto di nascita rilasciato dal Dipartimento di Stato (Modulo DS-1350)
• Copia originale o certificata di un certificato di nascita rilasciato da uno stato, contea, autorità municipale o territorio degli Stati Uniti che ha un sigillo ufficiale
• Documento tribale dei nativi americani
• Carta d'identità per cittadini statunitensi (modulo I-197)
• Carta di identità per l'uso di cittadini residenti negli Stati Uniti (Modulo I-179)
• Documento di autorizzazione all'occupazione rilasciato dal Dipartimento della sicurezza nazionale

Come nel caso del dipendente, i datori di lavoro devono attestare sotto pena di spergiuro che hanno esaminato i documenti necessari, ritengono di essere autentici e credono, per quanto a loro conoscenza, che il dipendente è autorizzato a lavorare negli Stati Uniti Oltre a firmare il sezione certificazione, il datore di lavoro deve annotare il primo giorno di assunzione del dipendente, nonché altre informazioni sul datore di lavoro (il nome dell'azienda, il titolo della persona che firma il modulo e l'indirizzo dell'azienda).

3. Parte III: per il datore di lavoro, quando riassumendo

Questa parte del modulo viene inoltre compilata solo dal datore di lavoro, ma viene utilizzata solo nel caso di una nuova verifica in caso di riassunzione di un dipendente. Se un dipendente viene assunto nuovamente entro tre anni dalla data della I-9 originale, il datore di lavoro può scegliere di completare questa sezione o una nuova I-9.

Se è necessario completare questa parte, il datore di lavoro elenca semplicemente il nome dell'impiegato (o il nuovo nome se l'impiegato ha avuto un cambio di nome) e la data del nuovo assunzione. Se la precedente autorizzazione di impiego è scaduta ma è stata ora estesa, inserire le informazioni sul documento che stabilisce tale autorizzazione (titolo del documento, numero e nuova data di scadenza dell'autorizzazione di lavoro).

Come nel caso delle altre parti, il dipendente deve firmare sotto pena di spergiuro che ritiene che il documento presentato sia autentico e che il dipendente sia autorizzato a lavorare negli Stati Uniti.

La linea di fondo

I datori di lavoro devono conservare gli I-9 per un periodo superiore a tre anni dalla data di assunzione o un anno dopo la data di fine del rapporto di lavoro. Di tanto in tanto, il governo federale può esaminare i tuoi registri di lavoro. Se non riesci a produrre I-9, puoi essere soggetto a sanzioni civili e / o penali. Per ulteriori informazioni su I-9, consultare il "Manuale per i datori di lavoro: istruzioni per la compilazione del modulo I-9". Per ulteriori domande sull'I-9, è anche possibile consultare un avvocato specializzato in diritto del lavoro.

(Anche i proprietari di attività potrebbero essere interessati "Compilazione dei moduli 1099" e "Compilazione del modulo 4562, procedura dettagliata.")