Piano di rimborso

Che cos'è un piano di rimborso?

Un termine generico per diversi tipi di piani che rimborsano i dipendenti per vari tipi di spese legate al lavoro. Queste spese possono includere spese mediche, auto, viaggi, pasti e intrattenimento. I piani di rimborso sono istituiti dai datori di lavoro al fine di consentire loro di pagare un importo più accurato delle spese per i dipendenti sostenute, invece di dover fornire un ampio assegno o un aumento delle indennità per coprirli.

Comprensione del piano di rimborso

I piani di rimborso possono assumere molte forme, ad esempio piani responsabili e non responsabili, prestazioni marginali de minimis o chilometraggio automobilistico e indennità di viaggio. I dipendenti non possono prendere detrazioni personali di alcun tipo per le spese coperte da un piano di rimborso. I dipendenti devono presentare registri delle spese adeguatamente dettagliati tramite registri o ricevute per consentire ai datori di lavoro di detrarre i rimborsi.

La pubblicazione IRS 535, Spese aziendali, afferma quanto segue: “Per essere deducibili, una spesa aziendale deve essere sia ordinaria che necessaria. Una spesa ordinaria è una spesa comune e accettata nel tuo settore. Una spesa necessaria è utile e appropriata per il tuo commercio o azienda. Una spesa non deve essere indispensabile per essere considerata necessaria. "

Alcuni stati come la California richiedono ai datori di lavoro di rimborsare le ragionevoli spese legate al lavoro dei dipendenti e qualsiasi rimborso di spesa ricevuto non deve essere segnalato come salario o reddito. Ma affinché ciò accada, i datori di lavoro devono pre-stabilire un piano di responsabilità scritto e i dipendenti devono presentare spese adeguatamente documentate nell'ambito di tale piano. Questo per garantire che le registrazioni delle spese siano adeguatamente gestite in modo tempestivo e accurato. Molte aziende hanno ragionieri e / o consulenti del lavoro per comprovare le spese e garantire rendicontazioni e detrazioni corrette.

Una ripartizione di alcuni esempi comuni di spese sul posto di lavoro che richiederebbero il rimborso del datore di lavoro includono quanto segue:

• Trasporto: il costo di qualsiasi viaggio correlato al lavoro, comprese le spese relative ai veicoli, i pasti, l'alloggio, i pasti e le spese di rappresentanza che soddisfano i criteri indicati nella Pubblicazione 463 IRS, spese di viaggio, intrattenimento, regali e auto . Un numero elevato di datori di lavoro rimborserà i dipendenti che utilizzano i loro veicoli personali per motivi di lavoro, ad un tasso di chilometraggio standard, stabilito dall'IRS, ogni anno. Ad esempio, il tasso di chilometraggio federale standard per le imprese nel 2017 è di 53, 5 centesimi per miglio. In genere, le spese pendolari di routine tra la casa e il posto di lavoro di un dipendente non sono considerate rimborsabili.
• Forniture : tutti i beni necessari che un dipendente acquista possono essere rimborsati al costo, a condizione che siano rimborsati in base a un piano responsabile.
• Pasti e intrattenimenti : i costi per i pasti e l'intrattenimento sostenuti all'interno della sede fiscale di un dipendente sono rimborsabili, ma solo se i pasti / intrattenimenti in questione hanno scopi commerciali dimostrabili.

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