Obblighi fiscali per le piccole imprese: imposte sui salari

Uno dei problemi che i proprietari di piccole imprese devono affrontare è quello di rimanere aggiornati con i numerosi obblighi relativi alle imposte locali, statali e federali. Mentre la maggior parte degli imprenditori assume un commercialista o un professionista fiscale per affrontare le questioni fiscali, la comprensione del sistema fiscale è importante per coloro che hanno la responsabilità ultima per adempiere a tutti gli obblighi fiscali. Questo articolo si concentrerà sugli obblighi del proprietario dell'attività in materia di imposte sui salari. (Scopri come le detrazioni sui salari possono ridurre l'imposta sul reddito personale in Pagamenti detrazioni sui salari .)

VEDI: Piano aziendale

Obblighi fiscali sui salari Qualsiasi attività commerciale con dipendenti è tenuta a trattenere le imposte sui salari dalle buste paga dei dipendenti e al pagamento delle imposte federali, statali e locali applicabili. Le imposte solitamente trattenute dalle buste paga dei dipendenti includono FICA (imposte Medicare e previdenziali) e imposte sul reddito federali, statali e locali, se applicabili. Altre obbligazioni alla fonte includono FUTA (Federal Unemployment Tax Act) e, in stati come la California, le Hawaii, il New Jersey, New York e il Rhode Island, le tasse di assicurazione per invalidità. Il mancato pagamento delle tasse o la mancanza di un pagamento possono comportare multe e sanzioni pesanti, quindi è importante calcolare l'importo delle imposte sui salari dovute e pagarle in tempo. (Una contabilità adeguata è essenziale per le piccole imprese. Leggi sei passaggi per un budget aziendale migliore per informazioni su come gestire entrate e spese.)

Se il proprietario di una piccola impresa non ha dipendenti esterni ma è incorporato, le regole di cui sopra si applicano anche per gli stipendi del proprietario, poiché lui o lei è essenzialmente il solo dipendente della società. Se l'attività non viene costituita e non vi sono dipendenti, il proprietario dovrà pagare le tasse stimate sul reddito da lavoro autonomo ogni trimestre. (Leggi Dovresti incorporare la tua attività? Per scoprire se questa struttura aziendale sarebbe vantaggiosa per te.)

Calcolo delle imposte sui salari Ci sono tre passaggi per il calcolo delle imposte sui salari:

1. Determinare i lavoratori passivi
2. Determinare i salari imponibili
3. Calcola gli importi alla fonte

Lavoratori tassabili I lavoratori possono essere dipendenti o appaltatori indipendenti. I dipendenti sono trattati come lavoratori passivi soggetti alle imposte sui salari, mentre gli appaltatori indipendenti sono responsabili del pagamento delle proprie imposte. Di solito, i lavoratori sono considerati dipendenti se hai il diritto di dirigere e controllare il modo in cui svolgono il loro lavoro, piuttosto che semplicemente i risultati del lavoro. Tuttavia, le linee tra appaltatori indipendenti e dipendenti non sono sempre nette. Al fine di aiutare gli imprenditori a determinare quali lavoratori sono dipendenti soggetti a imposta, l'IRS ha norme di diritto comune, che includono test comportamentali, finanziari e di relazione.

Test comportamentale Un lavoratore è un dipendente quando il datore di lavoro ha il diritto di dirigere e controllare il lavoratore. Il datore di lavoro non deve effettivamente dirigere o controllare il lavoratore, ma ha il diritto di farlo.

Test finanziario Questo test esamina il grado di controllo che un datore di lavoro ha sugli aspetti finanziari del lavoro. In alcune professioni, avere un controllo significativo sulle forniture utilizzate per il lavoro supporta lo status di lavoratore come appaltatore indipendente.

Un modo definito per distinguere un imprenditore indipendente da un dipendente è la disponibilità di servizi. Un appaltatore indipendente non è legato a una società e può pubblicizzare servizi; un dipendente non può pubblicizzare servizi a meno che non lavori all'esterno dell'azienda come appaltatore indipendente.

Test di relazione Questo test si riferisce al modo in cui il datore di lavoro e il lavoratore percepiscono la loro relazione. Se si prevede che una relazione datore di lavoro durerà fino alla fine di un progetto specifico o per un determinato periodo di tempo, il lavoratore è un appaltatore indipendente. D'altra parte, se la relazione non ha limiti o confini, il lavoratore è un dipendente tassabile. (Per ulteriori informazioni sulle relazioni essenziali per una piccola impresa, leggi Small Business: si tratta di relazioni .)

Salari imponibili I salari imponibili sono un compenso per i servizi prestati e possono includere salari, premi o omaggi. Alcune forme di indennizzo, come i rimborsi di spese aziendali per viaggi o pasti, non si qualificano come salari imponibili. Affinché le spese non siano tassabili, i dipendenti devono verificarle tramite ricevute o note spese. Devono inoltre essere necessari, ragionevoli e connessi alle imprese. (Se si incorre in spese commerciali, assicurarsi di tenere in ordine le ricevute. Leggere 10 Passaggi per la preparazione fiscale per informazioni sulla pianificazione prima del 15 aprile.)

Calcolo della ritenuta alla fonte Dopo aver capito quali lavoratori si qualificano come dipendenti imponibili e quali stipendi sono salari tassabili, il passo successivo è capire l'importo da trattenere per le tasse federali, statali e locali, nonché FICA e FUTA.

Imposte federali Ogni busta paga deve trattenere le imposte sul reddito federali per il periodo applicabile. L'IRS ha due serie di tabelle fiscali che i datori di lavoro possono utilizzare per calcolare gli importi alla fonte: le tabelle delle parentesi salariali e le tabelle percentuali.

Le tabelle delle parentesi salariali sono separate per cinque diversi periodi del personale (giornaliero, settimanale, bisettimanale, semestrale e mensile). Per determinare gli importi alla fonte, i datori di lavoro scelgono il periodo di retribuzione applicabile e la fascia salariale per i dipendenti, quindi leggono la tabella nella colonna che mostra il numero di esenzioni richieste.
Le percentuali disponibili sono disponibili per otto periodi di gestione stipendi (giornaliera, settimanale, bisettimanale, semestrale, mensile, trimestrale, semestrale e annuale) e separate per stato civile. I datori di lavoro iniziano riducendo i salari del valore delle esenzioni chieste. Successivamente, utilizzano la tabella corrispondente allo stato civile del dipendente e cercano l'importo della ritenuta in base alla fascia salariale.

In qualità di imprenditore, è tua responsabilità esaminare le due serie di tabelle e determinare quale è appropriato per la tua attività. Le tabelle percentuali sono più inclusive, in termini di periodi di gestione stipendi, quindi se ti trovi in ​​una situazione in cui dipendenti diversi vengono pagati in periodi di gestione stipendi diversi, la tabella delle percentuali dovrebbe essere la tabella di scelta. Ad esempio, se i dipendenti vengono retribuiti trimestralmente, le tabelle delle percentuali saranno più appropriate delle tabelle delle parentesi salariali. Per ottenere questi tavoli, chiama l'IRS o vai su //www.irs.gov/ e richiedi le pubblicazioni 15 e 15-A.
Tasse statali
La maggior parte degli stati utilizza tabelle simili a quelle fiscali federali e puoi ottenerle andando alla sezione delle imposte del sito Web del tuo stato o contattando la Small Business Administration. Non è necessario trattenere le tasse statali in giurisdizioni che non impongono tasse statali sul reddito, come Alaska, Florida, Texas, Wyoming e Washington. Altre eccezioni includono gli stati le cui imposte sul reddito delle persone fisiche sono una percentuale fissa dell'imposta federale, come l'Arizona, e dove le tasse statali sono una percentuale fissa dei salari lordi, come la Pennsylvania.
FICA La legge federale sui contributi assicurativi (FICA) è una legge federale che impone ai datori di lavoro di trattenere le tasse di previdenza sociale e assistenza sanitaria statale dai salari pagati ai dipendenti. Richiede inoltre al datore di lavoro e al dipendente di pagare la metà dell'imposta FICA. Le tasse di previdenza sociale e Medicare sono imposte sia al dipendente con un'aliquota forfettaria del 4, 2% per la sicurezza sociale e dell'1, 45% per Medicare e l'aliquota forfettaria unica del datore di lavoro del 6, 2% e 1, 45%, rispettivamente, creando un'aliquota fiscale FICA combinata 15, 3% (12, 4% per la sicurezza sociale e 2, 9% per Medicare). I lavoratori autonomi sono tenuti a versare l'intera imposta del 13, 3%. (Leggi come il governo determina l'aliquota fiscale in Laffer Curve Key to Ideal Tax Rate .)

A differenza delle imposte federali e statali, le tasse FICA non sono influenzate dal numero di esenzioni alla fonte richieste dal dipendente. Moltiplichi semplicemente il pagamento del salario lordo di un dipendente per l'aliquota fiscale applicabile per determinare quanto devi trattenere e quanto devi pagare come datore di lavoro. Nel 2009 e nel 2010, l'imposta sulla previdenza sociale si applica solo ai primi 106.800 dollari di reddito, chiamati anche base salariale della previdenza sociale. La base salariale viene adeguata ogni anno all'inflazione. La tassa Medicare non ha un limite di reddito.
FUTA Le tasse di disoccupazione, o FUTA, sono imposte pagate esclusivamente dal datore di lavoro. È necessario pagare le tasse di disoccupazione se si verifica una delle seguenti condizioni:

a) Paghi salari per un totale di almeno $ 1.500 in un trimestre
b)
Hai almeno un dipendente in un determinato giorno per 20 settimane in un anno solare, indipendentemente dal fatto che le settimane siano consecutive

L'aliquota fiscale FUTA è del 6, 2% per il 2011 ed è imposta sui primi $ 7.000 di stipendi per ciascun dipendente. Tuttavia, è possibile richiedere crediti a fronte dell'imposta FUTA lorda per riflettere le imposte statali sulla disoccupazione che si paga. Se paghi le tasse di disoccupazione dello Stato quando sono dovute, ti è consentito richiedere un credito del 5, 4%, che riduce effettivamente l'aliquota fiscale FUTA allo 0, 8%.
Riunire tutto insieme
Il calcolo delle imposte sui salari può essere molto complicato ed è importante inviare i pagamenti in tempo per evitare penali e commissioni in ritardo. I pagamenti delle imposte federali possono essere effettuati online tramite il sistema elettronico di pagamento delle imposte federali (EFTPS) o tramite banche autorizzate ad accettare pagamenti federali. Se si utilizza quest'ultimo metodo, ogni pagamento deve essere accompagnato dal modulo 8109, che può essere ottenuto chiamando l'IRS al numero 1-800-829-4933 o dal sito Web dell'IRS. Le tasse FUTA vengono generalmente pagate trimestralmente e le imposte sul reddito e FICA vengono depositate semestralmente o mensilmente. L'IRS di solito invia alla fine di ogni anno un avviso agli imprenditori che specifica il metodo da utilizzare per il prossimo anno.

In generale, la tempestività di un deposito è determinata dalla data di ricezione. Tuttavia, un deposito spedito dopo la data di scadenza sarà considerato tempestivo se è possibile stabilire che è stato inviato almeno due giorni prima della data di scadenza. Per ulteriori informazioni sui doveri dei salari dei datori di lavoro delle piccole imprese, visitare //www.irs.gov/ o chiamare l'IRS live help line per le aziende al numero 1-800-829-4933.

Per la lettura correlata, consultare Credito d'imposta per le spese del piano sostenute dalle piccole imprese .