Documenti fiscali da tenere sempre

Una volta che hai presentato la dichiarazione dei redditi, probabilmente non hai voglia di conservare tutti i documenti - W-2, 1099 e altro - o persino di pensare alle tasse. Ma ci sono alcuni documenti che vuoi conservare a tempo indeterminato. Fare una pratica per conservare i documenti di cui hai bisogno per il futuro pagherà in seguito in risparmi fiscali. Ecco una carrellata di quei documenti e perché dovresti tenerli.

Copie di resi

L'IRS ha un tempo limitato per l'audit dei rendimenti (in genere tre anni dalla data di scadenza del reso). Tuttavia, questo limite non si applica se l'IRS ritiene di non aver mai presentato un reso. Se l'IRS ti invia una lettera che indica che non hai mai presentato, spetta a te dimostrare il contrario. Per fare ciò, conservare una copia del reso per sempre, insieme alla prova del deposito. Il tipo di prova dipende da come hai presentato il tuo reso:

• Per i resi cartacei: una ricevuta registrata o certificata o la ricevuta di un corriere privato (ad es. FedEx, UPS).
• Per i resi elettronici: l'email di conferma del reso è stata accettata per l'archiviazione. Se si utilizza il software per il file, l'e-mail viene generata dal software (ad esempio, TurboTax ti invia un messaggio di posta elettronica). Se usi un preparatore a pagamento, chiedi una conferma al preparatore che il tuo reso è stato accettato per il deposito.

Lo stesso vale per le dichiarazioni dei redditi statali. Conserva per sempre una copia della dichiarazione dei redditi dello Stato, insieme alla prova del deposito.

Documenti per la tua casa

Per molte persone, una residenza personale è la loro più grande risorsa singola e quella che può generare una fattura fiscale considerevole quando viene venduta. La legge fiscale consente fino a $ 250.000 di guadagno sulla vendita di una residenza principale ($ 500.000 per filer congiunti) se sono soddisfatte determinate condizioni. Se queste condizioni non sono soddisfatte - o se il guadagno supera il limite del dollaro - si ottiene un guadagno imponibile. Al fine di minimizzare il guadagno, è utile massimizzare la base della casa. La base, che inizia con ciò che hai pagato per la casa, può essere aumentata da miglioramenti del capitale, come un'aggiunta, un nuovo tetto, elettrodomestici, una piscina interrata e un paesaggio.

Più a lungo possiedi la casa, più è probabile che (a) il prezzo che ottieni quando vendi sarà più alto di quello che hai pagato e (b) che hai messo più soldi a casa per miglioramenti. Trova un elenco di miglioramenti di capitale per i quali è necessario salvare le ricevute o altre prove di pagamento nella pubblicazione IRS 523 (aggiornamento del 2017 non pubblicato al momento della stesura).

Oltre ai miglioramenti domestici, conservare la dichiarazione di regolamento iniziale e altri documenti relativi all'acquisto. Ciò consente di aggiungere alla base di costo quanto segue:

• tasse astratte (estratto delle tasse di titolo)
• costi per l'installazione di servizi di utilità
• spese legali (comprese le spese per la ricerca di un titolo, la preparazione del contratto di vendita e la preparazione dell'atto)
• spese di registrazione
• tasse di indagine
• assicurazione del titolo
• tasse di trasferimento o di bollo

Tenere un registro di queste spese per tutto il tempo in cui si possiede la propria abitazione e quindi per almeno tre anni dopo aver presentato il reso riportando la vendita. Il periodo di tre anni nella maggior parte dei casi è il momento in cui l'IRS può mettere in discussione la tua posizione.

Costi di acquisizione per proprietà

Come nel caso di miglioramenti domestici, si desidera tenere registri relativi ad altre proprietà - scorte, una casa per le vacanze, proprietà in affitto o opere d'arte. Ancora una volta, devi sapere cosa hai pagato per la proprietà, comprese le commissioni e altri costi di acquisizione, in modo da poter calcolare correttamente il guadagno quando vendi. In caso contrario, potrebbe essere necessario pagare più tasse di quanto altrimenti dovuto (spetta a te dimostrare la tua base fiscale se l'IRS contesta il tuo reso).

Come nel caso dei record relativi alla tua casa, conservali per tutto il tempo in cui sei il proprietario della proprietà, e quindi per almeno tre anni dopo aver archiviato il reso riportando la vendita della proprietà.

Nota: le società di intermediazione e le società di fondi comuni di investimento sono ora tenute a fornire informazioni di base su determinati titoli (ad esempio titoli acquistati da loro dal 2011). Tuttavia, è consigliabile conservare queste informazioni nel caso in cui cambiate azienda o si fondano società e i vostri dati vadano persi (succede).

Proprietà ereditata

Quando erediti la proprietà, la tua base imponibile diventa il valore della proprietà alla data della morte della persona che ti ha lasciato (chiamata base intensificata). Le grandi proprietà (quelle valutate oltre $ 11.180.000 per coloro che muoiono nel 2018) riportano il valore su una dichiarazione dei redditi federale (Modulo 706). Le aziende più piccole potrebbero dover dichiarare il valore della proprietà sui moduli di imposta di morte statali anche se non è prevista alcuna dichiarazione federale. Chiedere informazioni all'esecutore, all'amministratore o al rappresentante personale della tenuta. (La nuova legislazione fiscale ha raddoppiato l'importo di esclusione di base per l'imposta sulla proprietà da circa $ 5 milioni a $ 10 milioni.)

Per le tenute che non sono tenute a presentare tali resi, spetta agli eredi determinare il valore, che diventa la base della proprietà. Se si ereditano titoli negoziati pubblicamente, ottenerne il valore per la data del decesso. Se erediti la realtà, potresti voler ottenere una valutazione per il momento della morte in modo da poter dimostrare le tue basi in seguito. Ancora una volta, come con altre proprietà, conservare queste informazioni per tutto il tempo in cui si possiede la proprietà, oltre al periodo in cui l'IRS può mettere in discussione il rapporto di una vendita.

La linea di fondo

La tenuta dei registri può sembrare noiosa e ingombrante. Crea un sistema di archiviazione che funzioni per te. Semplifica i tuoi documenti creando un record elettronico (ad esempio, scansiona i documenti che desideri conservare e conservali in un file sul tuo laptop, su un'unità flash o nel cloud).

In effetti, anche conservare copie dei tuoi record chiave nel cloud e / o in qualche altra posizione è una protezione importante. I laptop e le unità flash possono andare in crash o andare persi. E anche con i record elettronici, archivia anche quelli cartacei, per ogni evenienza. Potrebbe salvarti un sacco di problemi se tu o i tuoi eredi ne aveste bisogno in futuro.