Electronic Meeting System (EMS)
Un sistema elettronico per riunioni (EMS) è un software destinato a provocare la risoluzione dei problemi e il processo decisionale all'interno di un gruppo. Le caratteristiche standard dei sistemi elettronici di riunione includono il brainstorming elettronico (generalmente in formato anonimo), l'elaborazione parallela, gli strumenti di discussione e il voto. Le caratteristiche uniche di uno SME superano i limiti delle tradizionali riunioni faccia a faccia come la mancanza di partecipazione, le critiche e il dominio del procedimento da parte di pochi membri.
Un incontro elettronico è qualsiasi incontro che si svolge online. I sistemi elettronici di riunione (EMS) possono fornire la piattaforma software per facilitare le riunioni elettroniche, consentendo una maggiore partecipazione dei lavoratori che possono essere distanti geograficamente o reticenti per partecipare a una riunione aziendale tradizionale.
Comprensione dei sistemi elettronici di riunione
I sistemi di riunione elettronici (EMS) sono distinti dai sistemi di riunione per videoconferenza web o video, sebbene entrambi abbiano alcune caratteristiche in comune e si completino a vicenda nei luoghi di lavoro moderni. Un EMS offre molti vantaggi alle organizzazioni e agli utenti, come una riduzione dei costi di viaggio, una maggiore partecipazione, dovuta all'anonimato offerto dal sistema, un minor numero di interruzioni rispetto alla riunione in un ufficio occupato e una migliore disponibilità dei partecipanti.
Questi vantaggi hanno più che compensato il principale svantaggio di tali sistemi, che è la mancanza di contatto personale e interazione umana. Ci sono chiari vantaggi nel saper leggere il linguaggio del corpo e stabilire un contatto visivo quando si comunica con altre persone. Un EMS in genere blocca o almeno limita questo tipo di interazione. Un altro svantaggio di un EMS è il rischio di interruzioni tecnologiche o elettroniche, nel caso in cui la connettività digitale diventi instabile o addirittura si esaurisca.
Key Takeaways
- Un sistema di incontro elettronico (EMS) è una piattaforma software che offre uno spazio di incontro digitale per la collaborazione di gruppo, la risoluzione di problemi e fornisce feedback anonimi, tra le altre caratteristiche.
- I sistemi elettronici di riunione aiutano le aziende riducendo i costi di viaggio e facilitando la partecipazione perché tutto è anonimo e accessibile da qualsiasi luogo si trovi il lavoratore.
- Un SGA non può mai sostituire il contatto personale che una riunione più tradizionale potrebbe facilitare; un EMS è anche vulnerabile se una struttura ha problemi di connettività, il che renderebbe difficile la comunicazione online.
Esempio di sistemi elettronici per riunioni
Un EMS può essere progettato per scopi limitati o specifici come formazione e presentazioni di vendita. Un esempio di potenziale utilizzo per un EMS potrebbe essere quando un'azienda prevede di lanciare un nuovo prodotto e desidera testare il potenziale appello tra i dipendenti che hanno il background e le conoscenze per essere obiettivi sull'offerta proposta. Utilizzando un sistema di incontro elettronico, i partecipanti possono condividere opinioni e critiche libere da potenziali conflitti e pensiero di gruppo che potrebbero altrimenti influire sulle risposte.
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