Fattura
Una fattura è un documento commerciale che dettaglia e registra una transazione tra un acquirente e un venditore. Se beni o servizi sono stati acquistati a credito, la fattura in genere specifica i termini dell'accordo e fornisce informazioni sui metodi di pagamento disponibili. I tipi di fatture possono includere una ricevuta, una fattura di vendita, una nota di addebito o una fattura di vendita.
Le aziende possono scegliere di inviare semplicemente un estratto conto di fine mese come fattura per tutte le transazioni in sospeso. In tal caso, la dichiarazione deve indicare che non verranno inviate fatture successive. Storicamente, le fatture sono state registrate su carta, spesso con più copie generate in modo che l'acquirente e il venditore abbiano ciascuno un record della transazione per i propri record. Attualmente, le fatture generate al computer sono abbastanza comuni. Possono essere stampati su carta su richiesta o inviati via e-mail alle parti di una transazione. I registri elettronici consentono inoltre una ricerca e un ordinamento più semplici di transazioni particolari o date specifiche.
Una fattura proforma è un accordo vincolante, sebbene le condizioni di vendita siano soggette a modifiche.
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Le basi di una fattura
Una fattura deve indicare che è una fattura sulla faccia del conto. In genere ha un identificatore univoco chiamato il numero di fattura che è utile per riferimento interno ed esterno. Una fattura in genere contiene informazioni di contatto per il venditore o il fornitore di servizi nel caso in cui si verifichi un errore relativo alla fatturazione.
I termini di pagamento possono essere indicati nella fattura, nonché le informazioni relative a eventuali sconti, dettagli sui pagamenti anticipati o oneri finanziari valutati per ritardi nei pagamenti. Presenta inoltre il costo unitario di un articolo, le unità totali acquistate, il trasporto, la movimentazione, la spedizione e gli oneri fiscali associati e indica l'importo totale dovuto.
Una fattura proforma è una fattura preliminare di vendita inviata agli acquirenti prima di una spedizione o consegna della merce. La fattura in genere descriverà gli articoli acquistati e altre informazioni importanti come il peso di spedizione e le spese di trasporto. Le fatture proforma entrano spesso in gioco con transazioni internazionali, in particolare a fini doganali sulle importazioni.
Dovresti sempre conservare una copia delle tue fatture e ricevute, sia in formato cartaceo che elettronico, a fini fiscali.
L'importanza della data della fattura
La data della fattura rappresenta la data ufficiale in cui la merce è stata fatturata e la transazione registrata ufficialmente. Pertanto, la data della fattura contiene informazioni essenziali relative al pagamento, in quanto determina la durata del credito e la data di scadenza della fattura. Ciò è particolarmente cruciale per le entità che offrono credito, ad esempio netto 30. La data di scadenza effettiva della fattura è di solito 30 giorni dopo la data della fattura.
E-Invoicing
Dall'avvento dell'era dei computer, le persone e le aziende hanno trovato più facile affidarsi alla fatturazione elettronica come alternativa ai documenti cartacei. La fatturazione elettronica o fatturazione elettronica è una forma di fatturazione elettronica per generare, archiviare e monitorare documenti relativi alle transazioni tra le parti e garantire che i termini dei loro accordi siano rispettati.
Tali documenti elettronici possono includere fatture e ricevute, ordini di acquisto, note di addebito e accredito, termini e istruzioni di pagamento e polizze di pagamento. Le fatture digitali vengono normalmente inviate tramite e-mail, pagina Web o app. I vantaggi includono:
- Permanenza e resistenza ai danni fisici
- Facilità di ricerca e ordinamento per nomi, termini o date specifici
- Maggiore audibilità
- La possibilità di stampare o riprodurre su richiesta
- La capacità di raccolta dati e business intelligence
- Riduzione dell'uso della carta
La fatturazione elettronica include diverse tecnologie e opzioni di iscrizione e viene utilizzata come termine generale per descrivere qualsiasi metodo mediante il quale una fattura viene presentata elettronicamente a un cliente per il pagamento. Numerosi standard di fatturazione elettronica, come EDIFACT e UBL, sono stati sviluppati in tutto il mondo per facilitare l'adozione e l'efficienza.
Key Takeaways
- Una fattura è un documento commerciale che dettaglia e registra una transazione tra un acquirente e un venditore.
- Una ricevuta cartacea di un negozio è una fattura comune del consumatore.
- Le fatture sono un elemento critico della contabilità interna dei controlli e degli audit. Gli addebiti su una fattura devono essere approvati dal personale di gestione responsabile.
- Le fatture generalmente descrivono i termini di pagamento, i costi unitari, la spedizione, la gestione e qualsiasi altro termine indicato durante la transazione.
- Le fatture possono essere in formato cartaceo, ma le fatture elettroniche sono diventate molto più comuni.
Fatture e contabilità fornitori
Le fatture tengono traccia della vendita di un prodotto a fini di controllo dell'inventario, contabilità e imposte. Molte aziende spediscono il prodotto e prevedono il pagamento in un secondo momento, quindi l'importo totale dovuto diventa un conto da pagare per l'acquirente e un conto da pagare per il venditore.
Le fatture odierne vengono trasmesse elettronicamente, piuttosto che su supporto cartaceo. In caso di smarrimento di una fattura, l'acquirente può richiederne una copia al venditore. L'uso di una fattura rappresenta la presenza di credito, in quanto il venditore ha inviato un prodotto o fornito un servizio senza ricevere denaro in anticipo.
Le fatture sono diverse dagli ordini di acquisto, che vengono creati prima che un cliente ordini un bene o un servizio.
Fatture e controlli interni
Le fatture sono un elemento critico dei controlli interni contabili. Gli addebiti su una fattura devono essere approvati dal personale di gestione responsabile. In alternativa, una fattura viene abbinata a un ordine di acquisto e, al momento della riconciliazione delle informazioni, viene effettuato il pagamento per le transazioni approvate. Una società di revisione assicura che le fatture vengano inserite nel periodo contabile appropriato durante i test per la riduzione delle spese.
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